Boka hotell och konferens hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö.

admin — Thu, 15 Apr 2010 22:04:30 +0000

Konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens)

konferens och hotell i Stockholm

(boka hotell och konferens konferenshotell och konferens)

Detta arbete behandlar mötesindustrin och hur denna har påverkats av den rådande lågkonjunkturen. Studien exemplifieras med hjälp av ett antal kvalitativa intervjuer som söker att påvisa vilka anpassningar ett antal konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) har fått genomföra till följd av det försämrade ekonomiska läget. Arbetet syftar till att besvara vilken effekt lågkonjunkturen har på konferensverksamheter i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg samt undersöka om de intervjuade konferensaktörerna har fått vidta några åtgärder till följd av denna. Potentiella anpassningsåtgärder tas även upp vilka anknyter till arbetets teoretiska del och grundar sig på det insamlade empiriska materialet. Studien genomförs genom studerandet av de utvalda konferensaktörerna med hjälp av kvalitativa metoder och ett hermeneutiskt tolkningssätt som ser förståelse som en process som skapas kontinuerligt och utgör underlag för ständigt omvärderande och utökad kunskap om föremål och händelser.

Den teoretiska bakgrunden förklarar mötesindustrins funktion genom en beskrivning av affärsresandet, professionella Möten, konferens (hotell och konferens) och mötesanläggningar, som utgör vitala delar i denna. Storstädernas betydelse för mötesindustrin lyfts även fram och huvudsegment inom konferensbranschen förtydligas där hotellens, konferenscentrernas och mellanhandsföretagens tas upp som de viktigaste. Vidare utforskas olika kundsegment där den tydligaste distinktionen görs mellan företags- och föreningsmöten. Krishantering inom turism tas även upp, där begreppet kris och vikten av en förberedelseplan, förklaras. Slutligen används en affärsidébeskrivningsmodell för att förklara vikten av samverkan mellan ett företags resurser, sortiment och marknaden.

Uppsatsens empiriska del koncentreras på intervjuerna med de utvalda konferensaktörerna. Denna del följs av en analys som tolkar den information som framkommit under intervjuerna med hjälp av de begrepp och modeller som används som underlag för arbetets teoretiska bakgrund. De slutsatser som arbetet kommer fram till är att aktörerna i konferensbranschen kan påverkas av lågkonjunkturen på olika sätt. Vissa generella tendenser har ändå identifierats:

. Lågkonjunkturen har förändrat efterfrågan och kundsegmenten inom konferensbranschen, . Antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), och i synnerhet stora Möten, konferens (hotell och konferens), har minskat, . Konferensernas längd och pris har påverkats av lågkonjunkturen, . Kunderna bokar in sina konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) allt senare och antalet preliminärbokningar och avbokningar har ökat, . Aktörerna måste mer aktivt söka kontakt med kunderna jämfört med innan lågkonjunkturen, . Företag har förlorat en del av sin köpkraft vilket har påverkat konferensefterfrågan.

Aktörernas reaktion på lågkonjunkturen kan generellt uppfattas som passiv. Endast ett fåtal av de intervjuade företagen har tagit fram förberedelseplaner för krissituationen och vissa av aktörerna har inte anpassat sin verksamhet till den rådande situationen på något sätt, trots att denna har påverkat deras verksamhet negativt. Den tydligaste åtgärden som har vidtagits eller ämnas vidtas är en minskning av personal och arbetstimmar.

Innehållsförteckning

1 Inledning ……………………………………………………………….Sid. 4 1.1 Bakgrund Sid. 4 1.2 Problemformulering Sid. 5 1.3 Syfte och forskningsfrågor Sid. 6 1.4 Avgränsningar Sid. 6

2 Metod och källkritik …………………………………………………….Sid. 7 2.1 Vetenskaplig teori Sid. 7 2.1.1 Kvalitativa metoder Sid. 7 2.1.2 Hermeneutiskt tolkningssätt Sid. 8

2.2 Datainsamlingsmetod Sid. 9 2.3 Analysmetod Sid. 10 2.4 Källkritik Sid. 10

3 Teoretisk bakgrund …………………………………………………….Sid. 12 3.1 Allmänt om mötesindustrin Sid. 12 3.2 Storstäders betydelse för mötesindustrin Sid. 13 3.3 Huvudaktörer inom konferensbranschen Sid. 15 3.4 Kundsegment inom konferensbranschen Sid. 16 3.5 Krishantering inom turism Sid. 17 3.6 Affärsidébeskrivningsmodellen Sid. 18

4 Empiri ………………………………………………………………….Sid. 20 4.1 Intervju med Hansen, Göteborg Sid. 20 4.2 Intervju med Centralhuset konferens, Göteborg Sid. 20 4.3 Intervju med Avenyn No 1, Göteborg Sid. 21 4.4 Intervju med Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Sid. 22 4.5 Intervju med Vår Gård Saltsjöbaden, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Sid. 22 4.6 Intervju med Clarion Hotel Sign, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Sid. 24 4.7 Intervju med Stockholmsmässan, Älvsjö Sid. 25 4.8 Intervju med 7 A konferens, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Sid. 27

5 Analys ………………………………………………………………….Sid. 30 5.1 Efterfrågan på konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i storstadsområden Sid. 30 5.2 Lågkonjunkturens påverkan på konferensefterfrågan Sid. 31 5.3 Huvudaktörernas anpassning till lågkonjunkturen Sid. 32

med hjälp av valda kundsegment

5.3.1 De intervjuade företagens kundsegment och Sid. 33

lågkonjunkturens påverkan på dessa

5.4 Affärsidé och anpassning till de ekonomiska svängningarna Sid. 36 5.5 Krishantering i mötesbranschen Sid. 38

6 Slutsatser ……………………………………………………………….Sid. 40

Källförteckning

Bilagor

1 Inledning

Människor har alltid haft behov av fysiska platser att träffas på. Mötesindustrin spelar in i framväxten av destinationer då affärsresandet är av ekonomisk och sysselsättningsmässig betydelse för en destination.1 De senaste 50 åren har behovet för personliga Möten, konferens (hotell och konferens) ökat, vilket har lett till en stark utveckling av mötesindustrin.2 Virtuella Möten, konferens (hotell och konferens) utgör endast ett komplement till fysiska Möten, konferens (hotell och konferens) och kommer förmodligen även att göra detta i framtiden3. Fysiska Möten, konferens (hotell och konferens) kommer troligen aldrig ersättas helt av virtuella, då affärer även har en social sida och förtroenden bäst skapas vid Möten, konferens (hotell och konferens) i det verkliga livet. Affärsresor fortsätter därför att öka trots dagens goda möjligheter att kommunicera trådlöst via Internet, videokonferenser och mobiltelefoni.4

1 Andersson, G. (2006) Sid 13-14.

2 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 71.

3 Andersson, G. (2006) Sid 83.

4 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 17.

5 Andersson, G. (2006) Sid 83.

6 Op. Cit. Sid 13-14.

7 Op. Cit. Sid 14-15.

8 Op. Cit. Sid 13-14.

9 TT. ”Varselvågen forsätter”. Dagens industri.

10 Bolander, H. ”Kommentar: Använd slantarna klokt”. Dagens industri.

Mötesindustrin är en del av rese- och turismbranschen som dock verkar i egna sammanhang och därför kräver specialiserad kunskap5. Mötesindustrin berör många aktörer, både direkt och indirekt. I centrum står besöksdeltagarna, men nätverket av samverkande aktörer och det omgivande näringslivet påverkas också av affärsresandet. Dessutom finns utomstående intressenter som berörs av professionella Möten, konferens (hotell och konferens) och affärsresor men själva inte kan påverka dessa i någon högre utsträckning.6 Då affärsresenären inte är lika priskänslig som privatturisten, genereras en stor del av den totala turismomsättningen, på nära tre procent av Sveriges BNP, av affärsresandet. En affärsresenär spenderar i snitt fem gånger så mycket som en privatresenär, och fastän tjänsteresorna är färre i antal, är de på stabil uppgång.7 Mötesindustrins höga komplexitet med en mängd samverkande organisationer kräver en förberedelse i god tid före mötet. Destinationen måste förberedas avseende organisation, fysisk uppbyggnad, planeringskoordination och marknadsföring.8

1.1 Bakgrund

Den ekonomiska krisen, som inleddes under hösten 2008, är av global karaktär och har påverkat även Sverige. Den svenska ekonomin försämras i dagsläget kraftigt. Lågkonjunkturen som vi befinner oss i har bara börjat och väntas fortsätta att eskalera. Antalet varsel är höga och ständigt ökande.9 Över 100 000 personer i Sverige varslades om uppsägning under oktober 2008 – april 2009. Prognoser visar på att arbetslösheten väntas stiga ytterligare från dagens 6 procent till 11 procent fram till år 2011. Sveriges BNP förväntas falla med 4,5 procent under 2009 jämfört med 2008.10 Andelen svenska företag som anser sig vara på väg nedåt i konjunkturen är större än de som anser sig ha nått botten. Även de privata tjänstebranscherna följer nu den

varuproducerande sektorn och dras med i konjunkturnedgången.11 Affärsresandet är särskilt känsligt för sådana ekonomiska svängningar som den lågkonjunktur som råder just nu.12

11 Nyhetsbyrån Six. ”Konjunkturbotten är inte nådd”. Dagens industri.

12 Andersson, G. (2006) Sid 57.

13 Ekvall, A. (1990) Sid 79.

14 Andersson, C. ”Rapport om ramavtalet på avtalsrådet”. IF Metall.

15 Guteland, O. ”Utbildningsinsatser istället för uppsägningar”. IF Metall.

16 Davidson, R. & Cope, B. (2003). Sid 12-13.

För att verksamheterna ska kunna ta sig igenom denna kris är det viktigt att de har en viss beredskap. Vissa företag har en proaktiv affärsutvecklingsplanering som tar fram nya produkter och tjänster, medan andra företag agerar reaktivt och utvärderar sin verksamhet när krisen är ett faktum och anpassar verksamheten efter den rådande efterfrågan13.

För att stoppa de negativa konsekvenserna i en så svår ekonomisk tid förbereder sig företagen på olika sätt. Som exempel kan nämnas industriproduktionen som drabbades av kraftiga nedgångar i början av året. Svenska Metallindustriarbetareförbundet IF Metall tog då fram ett uppmärksammat ramavtal om permittering och utbildning som ska hjälpa industrin att övervintra lågkonjunkturen och ge en möjlighet att undvika uppsägningar.14 IF Metall har även föreslagit att regeringen ska göra det möjligt med arbetsmarknadsutbildningar för att undvika uppsägningar på hårt krisdrabbade företag. På detta sätt lyckas företagen inte bara övervintra krisen utan även stärka sig under denna. Företagen får behålla personalen och har full arbetskraft när ekonomin vänder, personalen har kvar sina anställningar och får vidareutbildas och staten får en del av utbildningskostnaden betald och mindre arbetslösa på marknaden, vilka annars skulle innebära en stor kostnad för staten.15

1.2 Problemformulering

Affärsresandet påverkas både direkt och indirekt när kundernas och leverantörernas ekonomi försämras. Företag som märker av en försvagad ekonomi vill minimera sina kostnader och förlägger därför fler Möten, konferens (hotell och konferens) i egna lokaler. Denna utveckling kan på sikt även påverka affärsresedestinationens ekonomi negativt. Affärsresandet är trots det mer stabilt än privatresandet som ofta påverkas av föränderliga villkor och resetrender. Konferensbranschen återhämtar sig dessutom relativt snabbt efter ekonomiska nedgångar och många evenemang genomförs även under lågkonjunkturen. I vissa fall spenderar företag mer på affärsresande under ekonomiska nedgångar, vilket kan bero på att företag vill skapa efterfrågan då deras konkurrenter har dragit ner på sin verksamhet.16 I denna uppsats vill vi undersöka om aktörer inom mötesindustrin i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg har anpassat sin verksamhet inför svängningar i ekonomin, och på vilket sätt. Vi vill se om konferensanläggningarna har märkt av den ekonomiska krisen och vilka åtgärder de i så fall har vidtagit för att minska effekterna av denna, samt om det råder några skillnader mellan konferensanläggningarna.

1.3 Syfte och forskningsfrågor

Syftet med vår uppsats är att analysera hur konferensverksamheter i storstäder påverkas av den rådande lågkonjunkturen. De forskningsfrågor som vi vill besvara är:

. Vilken effekt har lågkonjunkturen på konferensverksamheter i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg? . Har den ekonomiska krisen drivit de intervjuade aktörerna till att vidta några åtgärder för att bevara verksamhetens lönsamhet? På vilket sätt har konferensverksamheterna anpassats eller hur skulle de kunna anpassas till lågkonjunkturen för att undvika en negativ påverkan?

1.4 Avgränsningar

Mötesindustrin omfattar ett antal olika mötestyper. I denna uppsats avgränsar vi oss dock till konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) som är en av dessa. Vi kommer enbart att ta upp lågkonjunkturens påverkan på företags- och föreningsmöten och går inte in på privatpersoners Möten, konferens (hotell och konferens) och events. Vi avgränsar oss även till aktörer i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg då dessa städer är av störst betydelse för konferensverksamheten i Sverige17, vilket förklaras i det teoretiska avsnittet. Då vi vill ha ett urbanperspektiv väljer vi att intervjua mötesanläggningar belägna i storstadsområden utan att tillfråga mer avlägset belägna mötesanläggningar. Uppsatsen tar heller inte upp hur en destination för affärsresor anpassas till lågkonjunkturens inverkan.

17 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 15.

2 Metod och källkritik

2.1 Vetenskaplig teori

2.1.1 Kvalitativa metoder

Kvalitativa metoder studerar människor och deras omgivning och bör därför uttrycka verkligheten så som denna upplevs av individer som är en del av den undersökta platsen. Kontext är viktig för den kvalitativa undersökningen och därför bör denna undersökning även bestå av detaljerade beskrivningar av platser och miljöer som forskaren är intresserad av att fördjupa sig i. Kontexten underlättar uppfattningen av det sociala beteendet. Tiden är också betydelsefull inom den kvalitativa forskningen då beskrivandet av hur skeenden och mönster utvecklas över tid är essentiellt.18

18 Bryman, A. (2002) Sid 264-266.

19 Op. Cit. Sid 249-250.

20 Op. Cit. Sid 251.

21 Valentine, G. (2005) Sid 111.

22 Holme, I. M. & Solvang, B. K. (1997) Sid 99.

23 Valentine, G. (2005) Sid 111.

24 Bryman, A. (2002) Sid 254.

Den kvalitativa forskningen koncentrerar sig på tolkningen av insamlad data. Därför anses den kvalitativa metoden mest vara lämplig inom samhällsvetenskaplig forskning. Den kvalitativa forskningen är också induktiv, dvs. teorin utvecklas med hjälp av insamlande och analys av det empiriska materialet. Denna typ av forskning har även ett ontologiskt ställningstagande vilket innebär att undersökningen utförs med hjälp av den sociala interaktionen mellan människor.19 Inom den kvalitativa forskningen insamlas det empiriska materialet genom en deltagande observation. Forskaren vistas i en viss social miljö under en längre tid och observerar händelser som han eller hon är intresserad av. Materialet kan även samlas in genom kvalitativa intervjuer, val av fokusgrupper, diskurs- och samtalsanalys eller analys av texter och dokument.20 Intervjuerna är ofta ostrukturerade i sin form och kan anpassas till varje situation21. En kvalitativ intervju liknar ett vanligt samtal där forskaren inte ska styra samtalet utan enbart ange vissa tematiska ramar för att få svar på de frågor som är aktuella för forskningsämnet22. En intervju lämnas ofta ett stort utrymme för den intervjuade att fritt uttrycka sina åsikter och erfarenheter. På så sätt kan intervjuaren få med vissa frågor som han/hon tidigare inte tänkt på. Materialet som samlas in på detta sätt blir därmed rikare då det får ett större djup och blir mer detaljerat.23

I den kvalitativa forskningen måste det finnas förbindelse mellan teori och empirisk data samt mellan begrepp och insamlat material. De flesta forskare som använder sig av den kvalitativa metoden föredrar skapandet av teorier med hjälp av det empiriska materialet. En del av forskarna påstår däremot att den kvalitativa empiriska informationen också kan användas för att pröva teorier.24 Det är dock viktigt att först specificera termer och metoder för att kunna bedöma kvaliteten i forskningen genom trovärdighet och äkthet. Reliabilitet och validitet är två andra kriterier som kan användas inte enbart för att bedöma den kvantitativa utan även den kvalitativa

forskningen. Det är dock problematiskt att tillämpa resultat av en kvalitativ undersökning i andra situationer och på andra platser, då denna typ av undersökning genomförs genom att studera enskilda och unika fall i samhället.25

25 Bryman, A. (2002) Sid 257-258.

26 Op. Cit. Sid 269-270.

27 Parfitt, J. (2005) Sid 85.

28 Ödman, P. J. (1994) Sid 17-18.

29 Op. Cit. Sid 18.

30 Op. Cit. Sid 21.

31 Op. Cit. Sid 36.

32 Op. Cit. Sid 78-79.

Kritiken av den kvalitativa forskningen riktar sig mot dess subjektivitet. De kvalitativa forskarna kommer fram till resultat som bygger på deras personliga uppfattning om vad som är viktigt att undersöka och vilka personer som ska intervjuas. Den kvalitativa undersökningen kan även vara svår att generalisera och replikera. Orsaken till detta är att de kvalitativa underökningarna ofta är ensamma i sitt slag, då författaren väljer att undersöka det som han eller hon anser vara viktigt.26 Intervjuresultatet bör ses på med visst kritiskt avstånd då intervjuarens personliga åsikter kan påverka vilka svar han/hon erhåller. I vissa fall kan intervjuaren leda den tillfrågade fram till svar eller förstärka betydelsen bakom svaret.27

2.1.2 Hermeneutiskt tolkningssätt

Ödman tolkar Heidegger som beskriver hermeneutiken som förståelsens och tolkningens förmåga som har en koppling till människors tillvaro. Förståelsen skapas kontinuerligt under vår livstid och utgör ett underlag för tolkningen av föremål och händelser. Förståelsen är inte enbart förknippad med människors faktiska situation, utan hänvisar också ständigt till framtiden. Genom förståelsen skapas vår värld, som består både av den yttre miljön och av den inre, andliga, delen. Förståelsen och vår värld är ömsesidigt beroende av varandra. Det bör också påpekas att varje tolkning har en förförståelse, dvs. allt tolkande har en historisk utgångspunkt och är därmed inte förutsättningslöst.28 Ödman skriver till referens av Gadamer att förståelsen inte kan skapas utan öppenhet och deltagande29. ”En hermeneutisk tolkningssituation bör således enligt Gadamer bygga på en förväntansfull öppenhet för att något ska hända. Uttolkaren tar inte texten i besittning genom att försöka fatta den intellektuellt. Tolkningsprocessen består i stället av att man låter en värld öppna sig.”30

Det hermeneutiska kunskapssättet, som syftar till att förstå vår omvärld, kräver ett kritiskt ifrågasättande av gammalt vetande i ljuset av ny kunskap31. Kunskapsinsamling startar ofta planlöst, med utgångspunkten i den förförståelse som vi har i frågan och som är en del av den totala helhetsbilden. Denna förförståelse leder sedan till bildandet av en större uppfattning när vi utifrån denna samlar in fler delar som tillsammans bildar en större helhet. Helheten och delarna är ömsesidigt beroende av varandra då delarna är nödvändiga för att bilda en uppfattning om helheten. Detta pendlande mellan del och helhet brukar beskrivas som en hermeneutisk spiral som förklarar hur ny förståelse bildas utifrån en tolkning av tidigare kännedom.32 Den

hermeneutiska spiralen är en process där varje steg av vår undersökning fördjupar vårt kunnande genom att ge en ny nivå av förförståelse.33

33 Gummesson, E. (2000) Sid 70.

34 Ödman, P.J. (1994) Sid 80-83.

35 Op. Cit. Sid 83.

Den hermeneutiska spiralen förutsätter ett samspel mellan tolkade aspekter ur det tidigare kunnandet och ny förståelse. Den förförståelse som innehas ger ett problem att studera och ledtrådar som studerandet kan utgå ifrån. Tolkningen som sedan görs av denna och det nya kunskapssökandet leder till en vidgad kunskap. Ny förståelse bildas på så sätt som vidare studerande kommer att utgå ifrån. Den ständiga omtolkningen av verkligheten skapar på så sätt en spiral som alltjämt söker att förklara vår tillvaro i en större och mer djupgående helhet.34 ”Bilden av förståelsen som spiral går att tillämpa på tolknings- och förståelseprocesser av olika art och omgång. Den kan användas för att illustrera den vetenskapliga förståelsens utveckling eller en enskild individs förståelseutveckling över en längre eller kortare tid.”35

Modell 1 – Den hermeneutiska spiralen

Källa: egen

2.2 Datainsamligsmetod

Vi använder oss av kvalitativa metoder i vår uppsats då vi anser att de lämpar sig bättre till vår studie där vi genomför ett antal intervjuer med utvalda konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell). Kvalitativa metoder lämpar sig bäst för studerandet av samhällsvetenskapliga frågor vilka även vårt valda ämne berör. De ekonomiska svängningarna är en faktor som i hög grad påverkar och påverkas av utomstående samhälleliga förhållanden. Genom att använda oss av intervjuer vill vi få ett bredare perspektiv på den ekonomiska krisen ur konferensaktörernas synvinkel. Med hjälp av

intervjuerna undersöks hur aktörer inom konferensverksamheten planerar sin aktivitet, hur denna påverkas av lågkonjunkturen samt hur de har anpassat sin verksamhet till den rådande ekonomiska situationen. Som underlag för vår undersökning ligger ett antal kvalitativa intervjuer med aktörer verksamma inom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg. Undersökningen exemplifieras med konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i dessa städer då Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg är de största städerna i Sverige och affärsresandet har en tendens att koncentreras till storstäder36.

36 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 7.

I Göteborg intervjuades två mötesanläggningar och ett mellanhandsföretag inom konferensbranschen. De tillfrågade valdes godtyckligt fram från en lista på konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) publicerad av Göteborg & Co som är ansvariga för marknadsföringen av staden inom turism, Möten, konferens (hotell och konferens) och evenemang. Av dessa intervjuades sedan de företag som var intresserade av att delta i undersökningen. I Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) intervjuades fem hotell och mötesanläggningar som valdes ut dels slumpmässigt och dels genom personliga kontakter. Stockholmsmässan och Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre valdes särskilt ut då dessa anses väletablerade och har lång erfarenhet inom mötesbranschen, vilket vi antog innebar en tydlig företagsorganisation och genomgående planering.

Intervjuerna utfördes genom telefonsamtal, på elektronisk väg och under personliga Möten, konferens (hotell och konferens). De personliga intervjuerna utfördes enbart i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) medan mesta delen av intervjuerna i Göteborg skedde via telefon på grund av bristande tillgänglighet både avståndsmässigt och utifrån de intervjuades tidspress. Intervjuerna är semistrukturerade då de utfördes med hjälp av i förväg förberedda frågor som sedan fördjupades med följdfrågor under intervjutillfällena.

Intervjuerna som ligger till grund för vår empiri, utgår även ifrån det hermeneutiska synsättet då de första intervjuerna är kortare men skapar en förförståelse i forskningsfrågan som leder till ökad insikt och underlättar förberedelsen och genomförandet av djupintervjuerna. De senare intervjuerna används för att kunna analysera ämnet på ett mer ingående sätt.

2.3 Analysmetod

Den egna undersökningen kommer att analyseras med hjälp av det teoretiska material som berör mötesindustrin, urbanturism, kundsegment och krishantering i turismbranschen. Vi kommer även att använda oss av affärsidébeskrivningsmodellen som förklarar samverkan mellan ett företags marknad, resurser och sortiment.

2.4 Källkritik

De böcker vi har använt oss av till underlag för arbetets teoretiska del behandlar forskningsmetoder, mötesindustrin, affärsresande, urbanturism och krishantering. Vi har använt oss av litteratur som vi kommit i kontakt med tidigare under studietiden och utökat denna med nyinsamlad kurslitteratur till underlag för studier på högre nivå.

Genom att jämföra informationen i de olika böckerna har vi gjort bedömningen att den inhämtade informationen är trovärdig då denna är återkommande i skilda forskningar, så kallad yttre analys av källans trovärdighet: ”Den yttre analysen gör vi genom att jämföra information från denna källa med andra källor – vi ska då ha källor som är så oberoende av varandra som möjligt. Om vi finner en hög grad av överensstämmelse, när det t ex gäller händelser och händelseförlopp, kommer det att stärka trovärdigheten till vår källa”37. De tryckta källorna har vi vidare fördjupat i artiklar och otryckta publikationer som behandlar den rådande lågkonjunkturen och dess effekter på samhället för att ge en djupare kunskap och en bakgrund till det aktuella läget. Artiklarna är hämtade från Di (Dagens industri) och TT (Tidningarnas Telegrambyrå) vilka är Sveriges största Internetsida för ekonominyheter och Nordens största nyhetsbyrå. Informationen som återges i artiklarna förklarar dagens ekonomiska läge och vi anser att denna är pålitlig att användas som bakgrund till vår fortsatta diskussion. IF Metalls Internetsida har även använts för att hämta publikationer om det uppmärksammade ramavtal som togs fram i början av året. Då informationen är hämtad direkt ifrån förbundets hemsida bedömer vi den som tillförlitlig. De övriga Internetkällor vi har använt oss av i detta arbete är de intervjuade företagens egna hemsidor varifrån vi hämtat kompletterande uppgifter om verksamheten. Vi har gjort bedömningen att dessa är trovärda då uppgifterna vi använt återger ren fakta om verksamheterna och inte går att styra med egna åsikter eller olika uppfattningar.

37 Holme, I. M. & Solvang, B. K. (1997) Sid 135.

38 Bryman, A. (2002) Sid 96.

39 Ibid.

Till grund för den empiriska delen av arbetet står åtta intervjuer med konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg. Intervjuerna är av olika längd och har samlats in genom telefonsamtal, e-postkorrespondens samt personliga intervjuer. De tidiga intervjuerna har resulterat i ökad kunskap inom området med hjälp av vilken mer djupgående intervjuer har kunnat genomföras. Det är viktigt att påminnas om att de tillfrågade verksamheterna skiljer sig åt gällande funktion, storlek och organisation. Vidare har de svarande olika befattningar i verksamheterna vilket också bör beaktas i analyserandet av de svar som givits. En intervju kan dessutom påverkas av potentiellt brus mellan intervjuaren och respondenten såsom missuppfattningar, felsägningar, förutfattade meningar, styrande frågor m.m. Det är därför viktigt att komma ihåg att en undersökning alltid, i viss mån, beskriver verkligheten kortfattat och med ett specifikt synsätt38. En klyfta kan finnas mellan undersökningen och verkliga förhållanden. Forskningsresultatet ska därför snarare ses som en generell tendens än som absolut sanning.39

3 Teoretisk bakgrund hotell och konferens

3.1 Allmänt om mötesindustrin

Affärsresandet kan delas in i individuellt affärsresande och företags affärsresande. Till de individuella affärsresenärerna hör de som reser ensamma till destinationer som är förbestämda, dvs. de reser dit det finns arbete att utföra. Företags affärsresande innefattar Möten, konferens (hotell och konferens), utställningar, incentives och konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). För företagsresenärer bestäms destinationen av företaget ( boka hotell och konferens) eller organisationen. Det bör dock påpekas att det finns typer av affärsresande som är föga relaterade till affärer eller som innebär mycket lite resande. En konferens kan t.ex. anordnas för att medlemmar i en organisation ska njuta av ett delat fritidsintresse. Möten, konferens (hotell och konferens) kan även arrangeras lokalt vilket skulle innebära att deltagarna inte behöver resa långa sträckor. Exemplet på sådana affärsresor kan vara dagkonferenser på ett lokalt beläget hotell.40 En affärsresenär är även en turist då denne också reser till platser utanför sin vanliga omgivning och därmed förflyttar sin konsumtion. Den största skillnaden är att affärsresenären reser med arbetssyfte, även om han/hon utöver arbetet också tar del av destinationsutbudet vad gäller boende och attraktioner. Affärsresenären är vidare inte lika priskänslig som privatresenären då resan och många av dess kringkostnader betalas av företaget ( boka hotell och konferens). Exempel på affärsresor kan vara deltagande i Möten, konferens (hotell och konferens) eller konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) på annan ort, incentives, företagsutbildning, inköpsresor etc.41

40 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 4-5.

41 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 11.

42 Andersson, G. (2006) Sid 45.

43 Davidson, R. & Cope, B. (2003). Sid 3.

44 Andersson, G. (2006) Sid 45.

Möten, konferens (hotell och konferens) handlar om människor som träffas i ett visst sammanhang utifrån ett syfte.42 Möten, konferens (hotell och konferens) innefattar ett antal olika evenemang, såsom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), seminarier, årsmöten, införanden av nya produkter på marknaden etc., vilka både privata företag och offentliga organisationer kan ha behov av. Möten, konferens (hotell och konferens) arrangeras i syfte att främja och förbättra kommunikationen mellan anställda, kunder, aktieägare och organisationsmedlemmar.43 Ett professionellt möte är således ”en sammankomst av en yrkesrelaterad grupp människor med ett gemensamt syfte”.44

Professionella Möten, konferens (hotell och konferens) kan delas in i sex huvudsakliga typer: kongresser, mässor, konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), kurser, incentivemöten och arbetsmöten. I traditionell mening talas ofta om en indelning mellan corporate meetings (företagsmöten), association meetings (icke-kommersiella organisationsmöten) och conventions (större återkommande icke- kommersiella organisationsmöten). konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) består i regel av mindre grupper än de som utgör kongresser. konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) är heller inte nödvändigtvis återkommande och mötesdeltagarna tillhör i regel samma företag eller organisation, vilket vanligtvis inte är fallet vid konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och mässor. konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) är oftast Möten, konferens (hotell och konferens) med ett flertal syften, varav ett utpekas som huvudsyfte. Det kan exempelvis röra sig om arbete eller utbildning. Kurser, incentivemöten och arbetsmöten har oftast bara ett syfte som fokuseras på under ett kort, intensivt möte. Dessa Möten, konferens (hotell och konferens) hålls oftast för 10-350 personer i åldrarna 25-60 och efterfrågar högteknologiska lokaler och närhet till det

mesta då mötena gärna kombineras med nöje och mötesdeltagarna inte är priskänsliga.45

45 Andersson, G. (2006) Sid 46-47.

46 Op. Cit. Sid 53-55.

47 Op. Cit. Sid 55-56.

48 Op. Cit. Sid 57.

Vid valet av mötesplats att genomföra mötet på är det viktigt att det är en plats på vilken olika aktörer samlas. Platsen måste ha de egenskaper som krävs för att kunna utföra mötet och rymma aktörer med olika roller för mötet. De vanligaste mötesanläggningarna är hotell- och kursanläggningar med övernattning, folkets hus, anläggningar för dagkonferenser, högskolor/universitet samt mässhallar. Storstäderna har de flesta och största anläggningarna och rymmer därför högst kapacitet. Detta beror på att det är i storstäderna som företagen och kunderna finns och att storstäderna fungerar som nod i nätverk. De är inkörsportar för transporter och kommunikation både i den egna regionen, i det egna landet och med utlandet.46

Den fysiska mötesanläggningen kan vara den samma för olika mötestyper. konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och arbetsmöten hålls ofta i konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i city eller konferenshotell. Även incentivemöten kan till viss del hållas i dessa, fastän incentives ofta förläggs på kursgårdar och eventanläggningar med övernattning. Mindre kongresser kan inrymmas i stora konferenscenter med tillräcklig kapacitet, medan större kongresser förläggs på mässanläggningar. Utöver själva mötesanläggningen tas ytterligare faktorer med i beräkningen vid bestämmande av mötesarena. Fasta attraktioner och shoppingmöjligheter i närhet till mötesplatsen samt logistiken till denna är av stor vikt. Fasta attraktioner i form av kultur och natur ger mötesdeltagarna möjlighet till nöje utöver mötessyftet och en välutvecklad logistik förenklar transportsträckan och erbjuder varierat boende och stort restaurangutbud. Såväl anläggningen och destinationen måste därför anpassas och utformas på ett tillfredsställande sätt för att kunna genomföra professionella Möten, konferens (hotell och konferens) på platsen.47

En stor konkurrent till mötesindustrins utbud av mötesplatser utgörs av företagens interna platser. Av det totala antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) sker 64 procent i egna lokaler medan 36 procent förläggs i externa lokaler. De företagsinterna platserna används på grund av ökad tidspress, kostnadseffektivitet och möteskompetens. Stora företag har ofta egna stora och avancerade hörsalar medan mindre företag kan använda sig av kontorets sammanträdesrum vid småskaliga Möten, konferens (hotell och konferens). En lågkonjunktur kan förstärka tendensen att hålla företagets konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) i egna lokaler istället för att söka sig till externa mötesanläggningar.48

3.2 Storstäders betydelse för mötesindustrin och hotell och konferens

Storstäderna lockar turister med sitt breda serviceutbud och med de specialiserade funktioner som storstäderna har att erbjuda. Storstäderna fungerar även som inkörsportar för inkommande och utgående turism då många transportmöjligheter, såsom hamnar och flygplatser, är belägna i eller i närheten av större städer. Turister kan därför inte undvika att vistas i storstadsmiljöer då de reser, och storstäderna måste

i sin tur förstärka sin turistanpassning.49 Koncentrationen av kommers, finans, industri och service i storstäderna skapar en samlingspunkt för en mängd affärsrelaterade syften. Människor reser således till städerna för konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), utställningar, affärer etc. Städerna tillhandahåller även ett brett utbud av kultur, konst och rekreationsmöjligheter.50 Turisterna som besöker storstäder kan, vid sidan av resans huvudsyfte, även ta del av städernas utbud inom andra områden. En affärsresenär kan t.ex. utöver arbetet denne utför på platsen, även besöka restauranger, nattklubbar, museer eller andra typiska turistattraktioner. Resenären klassas in i en resenärstyp beroende på resans huvudsyfte. Det är dock ofta svårt att urskilja en resenärstyp då dennes resa kan ha flera andra delsyften.51

49 Page, S. (1995) Sid 9-10.

50 Op. Cit. Sid 44.

51 Op. Cit. Sid 46.

52 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 7.

53 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 16-17.

54 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 10.

55 Op. Cit. Sid 11-12.

56 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 15.

Affärsresor har en tendens att koncentrera sig till storstäder, särskilt sådana som har utvecklade industrier52. Storstäderna rymmer många viktiga samhällsfunktioner och har fler avancerade företag, universitet samt forsknings- och utvecklingsföretag. Dessutom finns regeringar och departement samt även många organisationers huvudkontor placerade i huvudstäder. Detta skapar ett stort tryck på yrkesrelaterat resande till storstadsregioner som därför också har ett mer utvecklat kommunikationssystem jämfört med andra orter. De största flygplatserna och direktflygslinjerna ligger oftast i närheten av en storstad.53 Till storstäderna koncentreras även konferens- och mässanläggningar, hotell och andra faciliteter som är nödvändiga för utvecklandet av affärsturism54.

Europa har ett fåtal områden där mötesindustrin är ansamlad och väl utvecklad. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg ingår i ett av dessa områden och är en del av ett bälte av välutvecklad mötesindustri som sträcker sig genom Helsingfors-Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)-Göteborg- Köpenhamn och förenar mötesindustrier i Finland, Sverige och Danmark. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) är även en del av ett annat bälte i norra Europa (Helsingfors-Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)-Oslo) som binder samman mötesindustrier i Finland, Sverige och Norge.55 När det gäller inrikes affärsresor i Sverige går 27 procent av dessa till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens). Den vanligaste affärsresan i landet är mellan Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och Göteborg. Närmare sju miljoner sådana resor äger rum under ett år.56

Ur ett statligt perspektiv ses turismen ofta som en näringsgren som ökar den ekonomiska nyttan på en destination. Turismen drar in pengar och investeringar utifrån, skapar sysselsättning och stimulerar utvecklingen av en destination. En satsning på turism innebär dock även vissa risker för en plats. Turismen är nämligen en bräcklig näringsgren som i hög grad är bunden till hög- och lågsäsonger vilket skapar konsekvenser för sysselsättningen och investeringarna på destinationen. Anställning inom turismbranschen karaktäriseras dessutom ofta av låga löner, låg utbildningsgrad, låg status och låg stabilitet. Turister har inte en hög kundlojalitet, utan en destinations attraktivitet ändras beroende på trender och svängningar i efterfrågan. För att upprätthålla en destinations livslängd krävs ett starkt engagemang

och samarbete mellan alla inblandade aktörer på en destination. Efterfrågan på en destination påverkas lätt av en rad externa faktorer som destinationen inte kan kontrollera såsom politiska oroligheter, klimat- och miljöförändringar, andra destinationers framväxt m.m.57

57 Mårtensson, S. & Nilsson, J. H. & Tengling, M. (2004) Sid 116.

58 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 89-103 & 113.

59 Op. Cit. Sid 89 & 91.

60 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 92-94 & 96.

3.3 Huvudaktörer inom konferensbranschen

Det finns en mängd verksamheter som kan benämnas som konferensaktörer, bland annat hotell, konferenscentrer, mellanhandföretag (företag som fungerar som mellanhand mellan köparen av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och konferensanläggningen), universitet, rurala konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) med möjligheten att övernatta, museer, gallerier osv.58.

De aktörer inom konferensbranschen, belägna i storstadsområden, som kan ha Möten, konferens (hotell och konferens) som sin huvudverksamhet eller en av huvudverksamheterna är hotell, konferenscentra och mellanhandföretag.

hotell. Trots att hotellens huvudverksamhet är att förse sina kunder med boendemöjligheter, började dessa för ca 20 år sedan inse att verksamheten kan utvidgas med mötesarrangemang. Organiseringen av Möten, konferens (hotell och konferens) har utvecklats till en året- om aktivitet, samtidigt som Möten, konferens (hotell och konferens) har hjälpt hotellen att utnyttja lediga utrymmen på ett lönsamt sätt. Affärsresenärer som bokar hotellkonferenser kan därmed höja sysselsättningsgraden för hotellet samtidigt som de kan acceptera högre priser för hotellrum än vad fritidsresenärer gör. I dagsläget sker de flesta arrangerade Möten, konferens (hotell och konferens) i hotellanläggningar som är centraltplacerade. Hotellen har dock ofta endast ett fåtal mötesrum, vilket begränsar organiseringen av flera större evenemang samtidigt. Dessutom har hotell mindre flexibla utrymmen som kan vara svåra att möblera om vid behov, vilket kan vara en nackdel för konferensgästerna.59

Konferenscentra. Ett kännetecken på att mötesindustrin är relativt välutvecklad i en stad är förekomsten av konferenscentrum. Dessa mötesanläggningar kan vara speciellt byggda för konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) eller omvandlade byggnader som har anpassats till denna verksamhet. Konferenscentra urskiljer sig från de andra aktörerna då anläggningarna har omfattande utrymmen som oftast kan ta emot ett tusental konferensbesökare, samt har representativa exteriörer och tekniskt välutrustade lokaler. Många av dessa har sidoverksamheter som event- och festarrangemang för både företag, fritidsresenärer och lokalbefolkningen.60

Mellanhandföretag. Företag som fyller funktionen som mellanhand inom konferensbranschen arbetar ofta med uppdrag av företagskunder som har behov av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Här kan man nämna professionella konferensplanerare (professional conference organisers), destinationsutvecklingsföretag (destination management companies), byråer som letar efter mötesanläggningar (venue-finding agencies) och konferensproduktions företag (conference production companies). Andra

mellanhandföretag kan vara destinationers marknadsföringsorganisationer eller föreningar som verkar för att uppfylla konferensanläggningarnas kundbehov.61

61 Davidson, R. & Cope, B. (2003) Sid 113-120.

62 Op. Cit. Sid 76.

63 Op. Cit. Sid 77 & 79.

64 Op. Cit. Sid 77-78.

3.4 Kundsegment inom konferensbranschen

Mötesbranschen är en del av turismindustrin och kännetecknas av kundgrupper som är mycket olikartade. Dessa kundgrupper kan ha olika avsikter med sina Möten, konferens (hotell och konferens) och mötesstorleken kan variera avsevärt. Därför bör de som marknadsför mötesplatser vara medvetna om vilket kundsegment de vill vända sig till och vem som är deras potentiella kund.62

Marknaden kan delas in delas i segment enligt kundtyp, dvs. den som beställer mötet. På så sätt kan två huvudsegment urskiljas: företagsmöten och föreningsmöten. Till de mindre segmenten räknas statliga (offentliga) Möten, konferens (hotell och konferens), internationella Möten, konferens (hotell och konferens) mellan olika stater, religiösa Möten, konferens (hotell och konferens) osv.63

Företagsmöten efterfrågas oftast av privatägda verksamheter i alla storlekar som behöver Möten, konferens (hotell och konferens) för att fungera effektivt, även om majoriteten av Möten, konferens (hotell och konferens) är företagsevenemang. Detta marknadssegment kan vidare delas in i interna och externa företagsmöten. Interna Möten, konferens (hotell och konferens) kan beskrivas som Möten, konferens (hotell och konferens), avsedda enbart för företagsanställda och är ofta dagsammanträden. Avsikten med sådana Möten, konferens (hotell och konferens) kan exempelvis vara personalutbildning, seminarier för företagets ledning, styrelsemöten eller liknande. Externa företagsmöten kan vara större till omfånget och har som mål att knyta kontakter mellan företaget ( boka hotell och konferens) och representanter från den marknad inom vilken företaget ( boka hotell och konferens) och dess samarbetspartners är verksamma.

Det andra stora marknadssegmentet, föreningsmöten, efterfrågas av yrkes-, handels- och fritidsföreningar samt organisationer som har behov av att sammanföra sina medlemmar någon gång under året. Dessa organisationer kan vara lokala, regionala, nationella eller internationella.64

Både företagsmöten och föreningsmöten kan segmenteras vidare enligt kundens behov. Därmed kan man även urskilja ett mötes storlek, längd, pris, läge och köpare. Föreningar har ofta ett stort antal medlemmar och föreningsmöten har därför en tendens att vara större än företagsmöten. Föreningskonferenser tenderar även att ta längre tid att arrangera då de ofta är längre och inkluderar övernattning på platsen. På grund av den långsiktiga planeringen inför föreningsmöten, påverkas efterfrågan på dessa mindre av de ekonomiska svängningarna. Föreningar är ofta prismedvetna och spenderar generellt sett mindre på mötesarrangemang. Men det finns även sådana föreningar som eftersträvar kvalitet och gärna betalar ett högre pris för en konferens. På föreningsmöten genereras också höga intäkter av frivilliga konferensbesökare som föreningen uppmuntrar att delta på sina Möten, konferens (hotell och konferens). Företagskunder genererar mindre intäkter för konferensarrangörer, men har en tendens att oftare återvända till samma destination eller mötesanläggning, då det ofta finns ett begränsat antal

mötesanläggningar som är belägna i närheten till företaget ( boka hotell och konferens). Då det är obligatoriskt för ett företags anställda att delta på företagsmöten, påverkar inte mötesplatsen antalet deltagare. Om företaget ( boka hotell och konferens) är nöjt med servicekvaliteten brukar det ha sina Möten, konferens (hotell och konferens) på samma ställe år efter år. företaget ( boka hotell och konferens) värderar en mötesplats som kan erbjuda avskilda lokaler högt, då det är viktigt att de anställda kan arbeta ostört. Sevärdheter samt nöjes- och rekreationsmöjligheter är inte lika viktiga i detta fall. Köparen och köpprocessen är också annorlunda hos företagskunder och föreningskunder, och det är inte alltid lätt att veta vem som är den ansvarige mötesköparen på ett företag. Vissa stora organisationer och privatägda företag har en anställd som arbetar med mötesplaneringar, medan andra har fler personer som är ansvariga för detta. företaget ( boka hotell och konferens) eller organisationen kan även anlita ett mellanhandsföretag som i så fall tar hela ansvaret för arrangemanget av mötet.65

65 Davidson, R. & Cope, B. (2003). Sid 79-81.

66 Glaesser, D. (2006) Sid 1.

67 Op. Cit. Sid 12-13.

68 Henderson, J. C. (2007) Sid 4.

69 Glaesser, D. (2006) Sid 12-13.

70 Op. Cit. Sid 14.

71 Op. Cit. Sid 15-16.

72 Henderson, J. C. (2007) Sid 4.

3.5 Krishantering inom turism

Turismen utgör i många länder en viktig inkomstkälla och står för ett viktigt internationellt utbyte. Turismen är dessutom en näring som kan utformas även på tämligen svårutvecklade platser. En stabil tillväxt kan därför anas i denna näring även framöver då turismen medför ekonomiska och sociala utvecklingsmöjligheter. Möjligheten att utveckla turismen på en plats påverkas dock starkt av en rad omvärldsfaktorer som kan hota en destinations tillväxt.66 Hot av detta slag kan vara både individuella, såsom självupplevda faror, eller kollektiva, som berör ekonomi, politiska eller andra sociala frågor.67 Ekonomiska faktorer som lågkonjunktur, svagare valuta, förlorat förtroende på marknaden och tillbakadragande från investeringsfonder kan framkalla kriser inom turismbranschen68.

Förändringar av viktiga beståndsdelar som medför att delar av, eller ett helt, system förstörs, räknas som krissituationer.69 En kris innebär en oönskad, ovanlig, och ofta oväntad tidsbegränsad process med osäkra utvecklingsmöjligheter. En krissituation kräver snabba beslut och motåtgärder för att öka företagets positiva utveckling och hindra de negativa konsekvenserna så tidigt som möjligt. En kris slås fast genom att utvärdera hur allvarliga de negativa hoten är för organisationen, om de utgör fara för, försvagar eller förstör företagets konkurrensfördelar och målvisioner.70 Kriser kan vara både naturliga, såsom naturkatastrofer, och socialt konstruerade. Skillnaden mellan dessa märks tydligt i turism då negativa företeelse frambringade av människan medför ett tappat förtroende som får mer långgående konsekvenser.71 Ekonomiska kriser inom turismbranschen påvisar även brister i organisationens finansiella välmående och otillräcklig kompetens hos ledande personer i företaget72.

I affärssammanhang ses kriser som processer vilka har en avsevärd negativ påverkan på affärerna. Krisens påverkansgrad mäts genom att analysera ifall företaget ( boka hotell och konferens) fortfarande kan nå de utsatta målen trots det kritiska läget.73 Effekten som en kris får på företaget ( boka hotell och konferens) beror även på hur väl detta har förberett sig och hur företaget ( boka hotell och konferens) hanterar krissituationen. Samma kris kan ha väldigt olika inverkan beroende på hur väl företaget ( boka hotell och konferens) har planerat inför en kris, hur de verkar under krisen, samt hur uppföljningsarbetet ser ut.74 En aktiv taktik baserad på en genomgående förståelse av hur verksamheten uppfattas av konsumenterna samt dessas bakomliggande köpbeslut, är därför livsviktig för att verksamheten ska klara sig igenom en kris.75 Identifieringen av krisens orsak, varaktighet (kortvarig eller långvarig) och rumslig spridning (lokal, nationell, regional eller global) kan hjälpa företaget ( boka hotell och konferens) att genomgå den svåra perioden och undvika negativa konsekvenser76. Den kritiska situationen kräver även att det skapas en detaljerad krisplan och att kompetent personal i ett företag får tydliga uppgifter och ansvarområden77.

73 Glaesser, D. (2006) Sid 12-13.

74 Op. Cit. Sid 29.

75 Op. Cit. Sid 30.

76 Henderson, J. C. (2007) Sid 5.

77 Op. Cit. Sid 10.

78 Ekvall, A. (1990) Sid 22.

3.6 Affärsidébeskrivningsmodellen i hotell och konferensbranschen

Modell 2 – Affärsidébeskrivningsmodellen

Källa: Ekvall, A. (1990) Sid 22.

För att analysera vårt insamlade empiriska material ska vi använda oss av affärsidébeskrivningsmodellen som beskriver samverkan mellan ett företags resurser, sortiment och marknaden.78

Marknad består av kunder och kundgrupper. Till kunderna hör företagets huvudkunder, de som genererar mest intäkter till företaget ( boka hotell och konferens). Dessa delas sedan in i kundgrupper som är homogena ur ett visst perspektiv. Marknaden visar vilka kunder som företaget ( boka hotell och konferens) arbetar mot och hur företaget ( boka hotell och konferens) nischar sig. Dessa delas ofta även in i marknadssegment som bestäms av geografiska, demografiska och socioekonomiska faktorer. Marknaden beskrivs genom det behov som företaget ( boka hotell och konferens) vill uppfylla, därför är det viktigt för företaget ( boka hotell och konferens) att analysera sina kunders behov och anpassa produkterna eller tjänsterna till dessa. För att identifiera kundsegment bör företaget ( boka hotell och konferens) urskilja vad som är gemensamt för en kundgrupp genom att använda sig av kreativitet och faktainsamling.79

79 Ekvall, A. (1990) Sid 75-76.

80 Op. Cit. Sid 78-79.

81 Op. Cit. Sid 77.

82 Op. Cit. Sid 79.

De resurser ett företag har delas in i interna och externa. De interna är sådana som återfinns inom företaget ( boka hotell och konferens) såsom personal, teknisk utrustning och lokaler samt organisation i form av planering och uppföljning. De externa är sådana som företaget ( boka hotell och konferens) hämtar utifrån den egna verksamheten såsom nätverk av återförsäljare och underleverantörer.80

Sortiment delas in i grundsortiment, som är företagets huvudutbud, och kringsortiment, som kompletterar huvudutbudet. Kringsortimentet kan även hjälpa till att skilja företaget ( boka hotell och konferens) från konkurrerande företag inom samma bransch. De produkter eller tjänster som företaget ( boka hotell och konferens) erbjuder kan ofta säljas antingen separat eller kombinerade i paketlösningar. Om ett företag kan kombinera både varor och tjänster skapar detta ett mervärde för kunden.81

Samverkan mellan de ovanstående elementen är nödvändig för verksamhetens genomförande. För att tillfredsställa kundernas behov måste företaget ( boka hotell och konferens) välja lämpligt sortiment, vars skapande kräver vissa resurser.82

4 Empiri

4.1 Intervju med Hansen, Göteborg

Hansen är ett projektledande företag som organiserar konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och events. företaget ( boka hotell och konferens) arbetar, utöver själva mötet, även med planering inför och uppföljning och effektmätning efter mötet, bland annat genom skapandet av trycksaker, webbsidor och annan multimedia.83 Hansen ägs av 2Entertain AB, ett bolag som syftar till att skapa, marknadsföra och sälja upplevelser84. Hansen har kontor i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens), Göteborg, Malmö och Växjö och har sammanlagt cirka 40 heltidsanställda. Dessutom samarbetar företaget ( boka hotell och konferens) med partnerbolag och agenter både inrikes och utomlands.85

83 Hansen. 2009-04-07.

84 2Entertain. 2009-04-07.

85 Eriksson, B. 2009-04-07.

86 Ibid.

87 Ibid.

88 Centralhuset konferens. 2009-04-15.

89 Sodexo konferens. 2009-04-15.

Birgitta Eriksson uppger att Hansen har märkt av förändringar i verksamheten orsakade av den rådande lågkonjunkturen. Främst är det mindre volymer på de Möten, konferens (hotell och konferens) som genomförs nu, jämfört med tidigare. företaget ( boka hotell och konferens) måste söka fler kontakter med kunderna och upplever att det tar längre tid för potentiella kunder att boka ( boka hotell och konferens) in Möten, konferens (hotell och konferens). I de fall då kunden väljer att inte beställa konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) anges nästan uteslutande lågkonjunkturen som huvudsaklig orsak.86

Hansen anpassar sin verksamhet till det rådande ekonomiska läget genom att ta in visstidsanställda för de olika projekt de genomför, istället för att anställa fast personal. företaget ( boka hotell och konferens) har även ombett sina anställda att ta ut sina innestående semesterdagar och uppmuntrat tjänsteledighet för studiesyfte. De arbetar mycket hårdare mot sina kundkontakter och har bland annat initierat olika kundaktiviteter. Det finns en oro för det ekonomiska läget som är märkbar bland personalen, menar Birgitta. företaget ( boka hotell och konferens) försöker dock kommunicera öppet om dessa frågor utan att förvanska verkligheten. Personalen är den största kostnaden i företaget ( boka hotell och konferens) men Hansen försöker hitta lösningar för att inte tvingas att avskeda personal, som de ser som en sista drastisk åtgärd. Hansen arbetar med att systematiskt följa upp det ekonomiska läget och hoppas på att det ska vända redan i höst. Till dess följer de utvecklingen och anpassar sin organisation i väntan på att någon ska ta det första steget ut ur dvalan som Sverige för närvarande befinner sig i.87

4.2 Intervju med Centralhuset konferens, Göteborg

Centralhuset konferens är en konferensanläggning belägen i närheten till Göteborgs centralstation och riktar sig mot inhemska kunder från hela Sverige88. Verksamheten är en del av Sodexo konferens som driver sammanlagt åtta konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i Sverige89. Sodexo konferens ägs i sin tur av Sodexo AB som är ett service- och

managementföretag som erbjuder sina kunder tjänster inom fler serviceområden som till exempel måltider, städning, fastighetsservice etc.90.

90 Sodexo. 2009-04-15.

91 Malmsten, L. 2009-04-02.

92 Ibid.

93 Ibid.

94 Avenyn No 1. 2009-04-15.

95 Hansson, A. 2009-04-03.

Centralhuset konferens har varit verksamma i ungefär tre år och har tre anställda som delar på två och en halv tjänst. Anläggningen kan ta emot 85 konferensgäster samtidigt. företaget ( boka hotell och konferens) samarbetar även med First Hotel G för att skapa möjligheten för kunderna att övernatta om det uppstår ett sådant behov. 80 procent av all verksamhet utgörs dock av dagkonferenser där gästerna väljer bort en övernattningsmöjlighet. Konferensanläggningens huvudkundgrupp består av inhemska konferensgäster, dvs. svenska konsumenter.91

Enligt Lotte Malmsten, som arbetar som konferensvärdinna på Centralhuset konferens, har företaget ( boka hotell och konferens) märkt av att antalet konferensgäster har minskat något under den senaste tiden och att kunderna bokat in konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) allt senare92. Centralhuset konferens försöker att anpassa sin verksamhet till de ekonomiska svängningarna både inköpsmässigt och personalmässigt. företaget ( boka hotell och konferens) har börjat spara energi och försöker spara på varor för den interna användningen såsom kaffe och papper etc. Lotte Malmsten berättar att även de anställdas arbetsscheman har ändrats sedan lågkonjunkturens början då personalen numera arbetar när behovet finns och tar ledigt när det finns färre bokningar. Om lågkonjunkturen fortsätter, kan företaget ( boka hotell och konferens) även tänka sig en möjlig personalnedskärning som sista utväg ur situationen.93

4.3 Intervju med Avenyn No 1, Göteborg

Mötesplatsen Avenyn No1 har ett antal barer, restauranger och en konferensvåning med fyra konferensrum i olika storlekar94. Anläggningen ligger centralt i Göteborg och riktar sig mot snabba Möten, konferens (hotell och konferens). företaget ( boka hotell och konferens) har sex heltidsanställda och huvudkundgruppen består av svenska kunder som mestadels kommer från Göteborg, men även Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och övriga städer i Sverige. Även om företaget ( boka hotell och konferens) inte anordnar några internationella konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), händer det att internationella gäster som konfererar på andra ställen i Göteborg väljer att besöka Avenyn No 1 restaurang.95

Anna Hansson, som arbetar med administreringen av Möten, konferens (hotell och konferens) på företaget ( boka hotell och konferens), har märkt av en minskning av antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) efter att Sverige började påverkas av den globala lågkonjunkturen. Avenyn No 1 anordnade tidigare många konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) åt Volvo som arbetar inom fordonsindustri och sedermera har drabbats avsevärt av den ekonomiska krisen. Anna Hansson påstår dock att företagets verksamhet inte har minskat försäljningsmässigt. Detta innebär att andra aktiviteter, såsom företagsmingel och en matskola där gästerna får en möjlighet att laga mat tillsammans med erfarna kockar, har tagit över. företaget ( boka hotell och konferens) har inte anpassat sin verksamhet på något sätt till den rådande lågkonjunkturen än så länge. Om den ekonomiska situationen inte förbättras inom den

närmaste framtiden, kommer Avenyn No 1 välja att minska finansieringen för marknadsföring och även minska personalens arbetstimmar.96

96 Hansson, A. 2009-04-03.

97 Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre. 2009-04-15.

98 Lövstedt, A-K. 2009-04-15.

99 Ibid.

100 Ibid.

101 Ibid.

4.4 Intervju med Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre AB, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)

Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre är en dagkonferens- och kongressanläggning med kapacitet för totalt 4000 besökare. företaget ( boka hotell och konferens) har 50 konferensrum för olika sorts Möten, konferens (hotell och konferens), fördelade på Norra Latin och Folkets hus vid norra bantorget i centrala Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens).97 företaget ( boka hotell och konferens) har 35 anställda som ansvarar för konferensdrift och fastighetsförvaltning. De främsta kunderna är företag och organisationer. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre vill ha en bred kundgrupp med allt från små konferens- och utbildningsgrupper till internationella kongresser och eventbolag. Under 2008 genomfördes över 1 700 Möten, konferens (hotell och konferens) och events i deras lokaler varav den klart övervägande delen utgjordes av mindre evenemang och Möten, konferens (hotell och konferens).98

Anna-Karin Lövstedt, chef för information och marknadskommunikation på Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre, upplever inte att företagets verksamhet har märkt av lågkonjunkturen. Verksamheten har därmed heller inte anpassats på något sätt till det rådande ekonomiska läget. Hon uppger att företaget ( boka hotell och konferens) är noga med att följa marknaden och har god kontroll på de egna kostnaderna och intäkterna. Åtgärder som kostnadsbesparingar, investeringar för effektiviseringar och säljfrämjande aktiviteter anpassas däremot löpande till omvärldsförutsättningarna. Ifall en ekonomisk kris skulle bli märkbar skulle detta påverka personalen främst genom nedskärningar av externa konsulter och timanställda, uppger Anna-Karin Lövstedt.99

En avvikelse som företaget ( boka hotell och konferens) märkt av jämfört med läget innan lågkonjunkturen, är att fler företag nu genomför dagkonferenser i city istället för att planera konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) med övernattning. Detta tror Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre är gynnande för deras egen verksamhet då de får förfrågningar från en del nya kunder. Däremot har förfrågningarna från eventbolagen minskat.100

Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre hoppas på en stabil utveckling för den egna verksamheten de kommande åren och tror att 2010 kommer att bli ett bra kongressår både för det egna företaget ( boka hotell och konferens) och för Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) generellt.101

4.5 Intervju med Vår Gård Saltsjöbaden AB, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)

Vår Gård Saltsjöbaden är en mötesanläggning som utöver de anordnade mötena och eventen även erbjuder boende och måltider. Vår Gård vill även erbjuda en inramning med njutning och avslappning och gör så genom de kringliggande miljöerna,

historiska lokalerna och konstsamlingarna. Kursgården bildades på 1920-talet och ägs idag av Kooperativa Förbundet (KF).102

102 Vår Gård Saltsjöbaden. 2009-05-11.

103 Köhler, H. 2009-04-28.

104 Ibid.

105 Ibid.

106 Ibid.

107 Ibid.

Kursgårdens möteslokaler består av 28 konferenslokaler och 17 grupprum samt en större sal med plats för 240 personer. Alla lokaler är utrustade med nödvändiga tekniska hjälpmedel såsom projektorer, whiteboardtavlor, ljudanläggningar m.m. Majoriteten av lokalerna är inte fast möblerade utan kan anpassas efter kundens önskemål.103

Verksamheten arbetar med kundkontakterna både externt och genom att bjuda in dem på event. Projektledningen tar hand om inkommande förfrågningar och ringer ut till kunderna. De sköter även den mesta detaljplaneringen kring mötena. Konferensserviceavdelningen har sedan ansvar för kunden på plats och tar tillsammans med projektledningen hand om uppföljning och fakturering. Offentlig sektor är Vår Gårds största kundsegment, följt av privata svenska företag och konsumentkooperativa verksamheter.104

Vår Gård marknadsför sin verksamhet genom en rad kanaler. De använder sig bland annat av sin hemsida, tredjepartskanaler, personliga Möten, konferens (hotell och konferens) och visningar, kundaktiviteter och rundringningar, mässor, tv-reklam m.m. Vår Gård har även ett nära samarbete med närliggande Grand Hotel Saltsjöbaden då den egna kapaciteten för logi inte alltid räcker till.105

Vår Gårds mål, som är uppställda i verksamhetsplanen, är uppdelade dels i ekonomiska mål för verksamheten men berör även servicenivån, gästernas nöjdhet och personalens trivsel. Utvecklingsplanen anses som väldigt viktig för verksamheten, anger Hanna Köhler, projektledare och konferensplanerare på Vår Gård. En återkoppling och uppföljning sker därför på upp till 86 procent av gästerna.106

Hanna Köhler bedömer att verksamheten har märkt av lågkonjunkturen genom att de större arrangemangen på mötessidan har minskat. Gästerna upplevs även som mer priskänsliga och avbokningarna samt preliminärbokningarna har ökat i antal, uppger Hanna Köhler. Kundsegmentet har dock inte förändrats märkbart sedan lågkonjunkturens början. Verksamheten har anpassats till det rådande ekonomiska läget genom att minska på extrapersonal och utbilda personal som kan arbeta över avdelningarna. Vår Gård har även fått ta till en del extra säljinsatser då de har träffat bokningsbolag, haft inbjudningar och aktiviteter på anläggningen, samt haft olika fördelaktiga erbjudanden för sina kunder. Verksamheten har även tagit fram en plan över hur de ska klara en nedgång på några procent och är beredda att satsa på en effektivisering av verksamheten och att dra ner på övriga kostnader.107

Klimatet i verksamheten upplevs som hårdare bland de anställda, anser Hanna Köhler, som även uppger att de anställda har upplevt mer press under den senaste tidens

ekonomiska påtryckningar. Detta har företaget ( boka hotell och konferens) försökt motarbeta bland annat genom en belöningsresa där de anställda kan slappna av och motiveras att kämpa hårdare. Det är viktigt att lugna personalen för att kunna hålla kvaliteten på topp, menar Hanna Köhler.

4.6 Intervju med Clarion Hotel Sign, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)

Clarion Hotel Sign är ett nyöppnat hotell beläget vid Norra Bantorget intill Stockholms centralstation. Hotellet är en del av Nordens största hotellkedja Choice Hotels Scandinavia som strävar efter att locka affärs- och konferensarrangörer samt fritidsresenärer. Clarion Hotel Sign fokuserar på uppseendeväckande arkitektur, skandinavisk formgivning och konst. Hotellet har även en egen spa-avdelning och restaurang. Konferenskapaciteten är på drygt 1200 personer och hotellet anordnar både större arrangemang och mindre event.108 Kapaciteten delas upp i åtta konferenslokaler och en bankettsal som alla innehåller ett tekniskt basutbud och kan skräddarsys enligt gästernas behov.109

108 Clarion Hotel Sign. 2009-05-11.

109 Majewski, M. 2009-04-28.

110 Ibid.

111 Ibid.

112 Ibid.

Marcus Majewski, föreståndare för Clarion Hotel Sign, beskriver hotellets verksamhet som ett ”internationellt fullservice hotell med fokus på Möten, konferens (hotell och konferens)”.110 Mötenas planering delas upp i en avdelning för utesälj, som aktivt bearbetar kunder, och en avdelning för innesälj, som tar emot förfrågningar. Bokade Möten, konferens (hotell och konferens) tas sedan om hand av en projektledning som planerar detaljerna kring mötet som slutligen utförs av Guest Service. Det som gör hotellet konkurrenskraftigt är anläggningens läge och storlek samt dess bankettsal, spa och restaurangen Aquavit, vilka fungerar som unika säljfördelar (unique selling points) för hotellet, anser Marcus Majewski.

Hotellet arbetar mycket med sin marknadsföring som bland annat sker genom hemsidan, tredjepartskanaler, workshops, visningar, Möten, konferens (hotell och konferens), mässor, annonser, telefonsälj och tv-reklam m.m. Kundkommunikationen sker även genom relationsmarknadsföring som utesälj-avdelningen med sex anställda, aktivt bearbetar. Dessutom samarbetar Clarion Hotel Sign med en hel del hotell i centrala Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och intilliggande City Conference Centre.111 Clarion Hotel Sign upplever att de vet vad deras kunder tycker är bra med hotellet och på vilka områden som det finns utrymme för förbättring. Då hotellet öppnade i februari 2008 har de dock inte hunnit göra jämförande undersökningar över utvecklingen. Verksamhetens mål delas upp i mjuka, som baseras på hur nöjda gästerna och personalen är, och hårda som är ekonomiska mål och strategier för att nå dessa.112

Sedan lågkonjunkturens början har hotellet märkt av att Möten, konferens (hotell och konferens), konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och stora event har minskat. Det privata resandet till hotellet har däremot ökat dramatiskt. Hotellets logi samt frukost och brunch fortsätter med samma volymer men snittpriset och snittnotorna är lägre. Hotellet har fått anpassa sig till det rådande ekonomiska läget. De har bland annat fått effektivisera samtliga avdelningar genom att inte ersätta

någon av de naturliga avgångarna. Däremot har ingen sagts upp. En ny säljare med fokus på events har anställts och hotellet har ökat de säljinsatser där de går ut till kunderna med erbjudanden. De har även berett planer för 5, 10 och 15 procents nedgång. Hotellet beräknar att de kan bemöta upp till 10 procents nedgång väl med de resurser de innehar. Ifall de ställs inför en nedgång på 15 procent kommer detta att innebära att hotellet måste vidta mer drastiska åtgärder och kan tvingas att säga upp personal. Hotellet använder sig även mindre av extrapersonal vilket innebär att den fasta personalen får mer att göra. Marcus Majewski framhåller dock att det är viktigt att inte slita på varumärket ens i dåliga tider.113

113 Majewski, M. 2009-04-28.

114 Stockholmsmässan. (a) 2009-05-18.

115 Stockholmsmässan. Broschyren Fem steg till ett lyckat möte.

116 Stockholmsmässan. (b) 2009-05-18.

117 Mäntymäki, K. 2009-04-23.

118 Ibid.

4.7 Intervju med Stockholmsmässan AB, Älvsjö

Stockholmsmässan AB är en ledande mötesorganisatör i norra Europa och en av de främsta mötesarrangörerna i världen. Mötesanläggningen anordnar både mässor för lokala företag och stora nationella och internationella kongresser, konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och liknande evenemang.114 Anläggningen erbjuder flexibla lösningar och specialanpassade lokaler efter kundens behov, där det minsta rummet har plats för 12 personer medan det största rymmer 2000 mötesdeltagare115. Stockholmsmässan är en erfaren mötesarrangör som har drivit sin verksamhet sedan 1940-talet116.

Stockholmsmässan ägs till hälften av Stockholms stad och till hälften av Stockholms handelskammare. företaget ( boka hotell och konferens) har den största kongressanläggningen i Skandinavien och en av de största i Europa. Stockholmsmässans uppgift är att främja näringslivet och dra affärer till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens). företaget ( boka hotell och konferens) fokuserar internationellt på att attrahera stora kongresser med många besökare. Det nationella arbetet har mässor som fokus. Mässor genererar den största delen av företagets totala omsättning, medan de internationella kongresserna alstrar mer pengar till Stockholms region.117

Kongressavdelningen, som även innefattar konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), har många konferenslokaler. Sedan Stockholmsmässan byggde Rica Talk Hotel för tre år sedan började även arbetet med mindre Möten, konferens (hotell och konferens). Marknadsföringen sker alltid mot stora Möten, konferens (hotell och konferens) medan de mindre konferenserna bokas in utan någon särskild marknadsföring. Företagets omsättning har ökat sedan de började arrangera mindre konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö).118

Stockholmsmässan har runt 230 anställda, varav 25 är anställda på kongressavdelningen. Avdelningen har fyra säljare som oftast inte arbetar direkt mot slutkunden utan samarbetar med bokningsbolag och eventbolag. De har även AV- tekniker, servicepersonal och projektledare för de större mötena. Boknings- och säljavdelningen tar emot förfrågningar, skickar ut offerter och har hand om marknadsföringen. Kongressavdelningen vill erbjuda kunden en helhetslösning och har mycket flexibla kunderbjudanden där även lokalerna kan anpassas utifrån kundernas behov. Lokalerna finns i alla storlekar och är tekniskt avancerade tack vare

mässverksamheten som kräver välutvecklad teknik. Helhetslösningen innebär en paketering av Möten, konferens (hotell och konferens), boende och måltider. Ingen underhållning erbjuds, dock kan Stockholmsmässan anlita externa eventföretag för detta syfte om kunden önskar det. En genomsnittlig konferens har 700-800 deltagare medan kongresserna ligger på 3000-4000.119

119 Mäntymäki, K. 2009-04-23..

120 Ibid.

121 Ibid.

122 Ibid.

Eftersom Sverige kommer att vara EU:s ordförandeland i år genererar det många Möten, konferens (hotell och konferens) till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens), vilket medför att Stockholmsmässan är fullbokad under hösten 2009. Lågkonjunkturen påverkar därför inte Stockholmsmässan i samma utsträckning som de mindre företagen. Kunderna kan dock drabbas av de ekonomiska svängningarna då det kommer mindre besökare till mässorna. Möten, konferens (hotell och konferens) påverkas inte i samma grad då vissa Möten, konferens (hotell och konferens), så som utbildningskonferenser, måste ske ändå. Stockholmsmässan har, sedan långkonjunkturen inleddes, fått mindre företagsförfrågningar på fester och kick-offs, men detta är heller inte företagets primära målgrupp. Landsting och offentliga förvaltningar har dock en stabil efterfrågan på Möten, konferens (hotell och konferens). Slutkunden kontaktar Stockholmsmässan direkt utan att anlita eventplanerare och andra mellanhänder. För Stockholmsmässan innebär detta en fördel då dem får planera och genomföra alla delar av mötet. Kunderna efterfrågar även en utförligare information om priser.120

Då Stockholmsmässan inte har upplevt en stor nedgång, har de inte heller sett behovet att anpassa verksamheten till den rådande ekonomiska situationen. Det kommer även fler internationella kunder som lockas av den svagare svenska kronan. företaget ( boka hotell och konferens) försöker dock koncentrera sig på Möten, konferens (hotell och konferens) för offentlig förvaltning och inte privatägda företag. Verksamheten kommer att anpassas mer till lågkonjunkturen om det uppstår sådana behov. Då Stockholmsmässan arbetar långsiktigt, planeras affärerna flera år i förväg. Detta skapar säkra affärer och därför är företaget ( boka hotell och konferens) mindre känsligt för snabba svängningar i ekonomin. Stockholmsmässan har inte någon direkt krisplan, men försöker att hela tiden vara lyhörda mot läget och kunderna. Även behov av personal på företaget ( boka hotell och konferens) utvärderas kontinuerligt.121

Stockholmsmässan arbetar med marknadsföringen genom skapandet av personliga kontakter med kunderna, dvs. relationsmarknadsföring där kunderna bjuds in att delta i kundaktiviteter på mässanläggningen. Annonseringen i media är mer småskalig. Internationellt samarbetar Stockholmsmässan med stora anläggningar i Europa som även är deras konkurrenter. företaget ( boka hotell och konferens) samverkar även med Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Visitors Board, Congrex och MCI för att locka internationella kunder till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens). På nationell nivå samarbetar företaget ( boka hotell och konferens) med olika boknings- och eventbolag.122

Karin Mäntymäki, chef för kongresser och events på Stockholmsmässan, anser att det som gör företaget ( boka hotell och konferens) konkurrenskraftigt är att de erbjuder flexibla lösningar, helhetslösningar och riktar sig mot internationella kunder. företaget ( boka hotell och konferens) utser även en projektledare som personligen följer upp hela mötesprocessen. företaget ( boka hotell och konferens) har en nära

kontakt med kunderna och genomför regelbundna intervjuer för att undersöka kundernas behov.123

123 Mäntymäki, K. 2009-04-23.

124 Ibid.

125 Ibid.

126 Strinnhed, M. 2009-05-05.

127 konferens Strandvägen 7 A. 2009-05-18.

128 Strinnhed, M. 2009-05-05.

129 Ibid.

Stockholmsmässan arbetar med att effektivisera sin verksamhet, och bearbetar just nu sina mål och strategier som de vill förtydliga. Målen för arbetet är att vara en drivande faktor i näringslivet för att attrahera event och öka antalet internationella Möten, konferens (hotell och konferens) till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) så att staden blir ledande i Skandinavien. företaget ( boka hotell och konferens) har även satt en del långsiktigt ekonomiska mål som de arbetar för att uppfylla fram till år 2020.124

Företagets viktigaste kundsegment är internationellt sett stora kongressarrangörer och internationella företag. De internationella företagen är dock inte ett säkert kundsegment just nu då dessa har försvagats på grund av det rådande ekonomiska läget. Nationellt sett utgörs de viktigaste kundsegmenten av kongressarrangörer, bokningsbolag och större eventbolag med Möten, konferens (hotell och konferens) för fler än 400 personer. Stockholmsmässan har även ett 50-tal återkommande kunder. Företagsmarknaden har dock minskat något sedan lågkonjunkturens början.125

4.8 Intervju med 7 A konferens, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens)

Kontoret Strandvägen 7 A AB är ett relativt nystartat och centralt beläget företag som påbörjade sin verksamhet som ett kontorshotell för 3 år sedan126. Anläggningen är belägen i en historisk byggnad i jugendstil som uppfördes i början av 1900-talet. Under husets hundra års långa historia har det haft ett antal kända personer som hyresgäster och även inrymt en amerikansk ambassad.127

I dagsläget består företagets verksamhet av både ett kontorshotell och en konferensanläggning som även används för att arrangera middagar, fester och andra evenemang. Det förekommer att företaget ( boka hotell och konferens) även bokar boende och fritidsaktiviteter åt sina kunder. Kontoret Strandvägen 7A är ett privatägt bolag som har åtta anställda totalt, inklusive två ägare. Organisationen består av en konferenschef, en konferensvärdinna/assistent, en receptionist på kontorshotellet, två ansvariga för ekonomin, en IT-säljare, en marknadsansvarig och en verkställande direktör.128

Konferensanläggningen har grundläggande teknisk utrustning som lätt kan förflyttas. Mer avancerad teknisk utrustning kan hyras in vid behov. Konferensanläggningen och kontorshotellet är fördelade på fem våningar. Maria Strinnhed som arbetar som konferenschef på 7 A konferens beskriver företaget ( boka hotell och konferens) som mycket flexibelt där varje utrymme kan möbleras om och anpassas utifrån kundens behov. Konferensanläggningen kan ta emot ungefär 600 gäster samtidigt.129

Enligt Maria Strinnhed, har företaget ( boka hotell och konferens) märkt av lågkonjunkturens följder i form av att kontorshotellet har förlorat en del av sina kunder. Det kan man dock inte säga om konferensverksamheten som fortsätter att växa även efter inträde av den globala lågkonjunkturen under hösten 2008. Konferenschefen anser att detta kan bero på att anläggningen ligger centralt i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens), har den fina utsikten mot vattnet, inte har någon större konkurrent i närheten och kan erbjuda sina kunder den anonymitet som de eftertraktar. Maria Strinnhed berättar vidare att efterfrågan på konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) har förändrats en aning, t.ex. har kunderna börjat boka ( boka hotell och konferens) allt senare och många små Möten, konferens (hotell och konferens) har försvunnit. Till det rådande ekonomiska läget anpassar sig verksamheten prismässigt genom att erbjuda ett lägre pris eller ge kunden större ytor för samma pris. Även företagets personal har påverkats, då konferensverksamheten har avskedat all serveringspersonal och konferensvärdar efter att lågkonjunkturen tagit fart. Denna personal hyrs idag in när behovet uppstår. Då företaget ( boka hotell och konferens) har två verksamheter – ett kontorshotell och en konferensanläggning – kommer det att prioritera den verksamhet som får mest förfrågningar. Om den globala ekonomin fortsätter nedåt och detta påverkar konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), planerar bolaget att utveckla kontorshotellet. Om kontorshotellet påverkas negativt, ska arbetet koncentreras på utvecklingen av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö).130

130 Strinnhed, M. 2009-05-05.

131 Ibid.

132 Ibid.

133 Ibid.

Konferensanläggningen marknadsför sig genom samarbetet med ett antal bokningsbolag och genom mun till mun metoden, då nöjda kunder sprider informationen om anläggningen bland sina partners och bekanta. företaget ( boka hotell och konferens) arbetar även mycket med relationsmarknadsföring och försöker att skapa personliga relationer med sina kunder. Nya kunder bjuds på middag, där de får möjligheten att utforska anläggningen och själva se vilka lokaler som passar deras konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och hur dessa ska möbleras. 7 A konferens har mest svenska företag som kunder, men även antalet utländska företag som bokar konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) ökar. Detta kan vara ett resultat av samarbetet med Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) Visitors Board och Meet Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens). företaget ( boka hotell och konferens) deltar även på olika mässor där det kommer i kontakt med utländska företag.131

Maria Strinnhed nämner olika skäl till varför konferensanläggningen är konkurrenskraftig. Bland dessa kan man nämna det unika läget (både läget i huvudstaden Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) och det natursköna centrala läget i staden), utsikten, att företaget ( boka hotell och konferens) kan hitta flexibla lösningar, att alla företag som har konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) får ett privat rum för lunch eller middag, hög service och god mat samt inredningen. 7 A konferens inreder anläggningen själva och strävar även efter att kunderna får en hemtrevlig känsla under sina konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Konferensanläggningens personal bär exempelvis inte några uniformer.132

7 A konferens samarbete med andra företag som driver konferensverksamheter är småskaligt. Konferensanläggningens största samarbetspartner är det närliggande hotellet Diplomat, där konferenskunderna har möjlighet att övernatta. Det pågår även ett omfattande samarbete med ett antal restauranger, vinleverantörer, cateringbolag, bokningsbolag och eventbolag.133

För att förstå kundernas behov, bjuds de in till konferensanläggningen där företaget ( boka hotell och konferens) tar reda på vilka lösningar kunden strävar efter. Ungefär 90 procent av alla nya kunder kommer på besöket innan konferensen anordnas. På så sätt kan köparen bättre förmedla sina önskemål. 7 A konferens gör dock inga uppföljningar efter konferenserna, men planerar att börja med detta inom den närmaste framtiden. Det saknas även en kunddatabas, vilken också kommer att skapas. Med hjälp av databasen kommer även kundernas att delas in i grupper utifrån sina behov.134

134 Strinnhed, M. 2009-05-05.

135 Ibid.

Företagets mål är att hela tiden öka kvaliteten på sina skapade tjänster. Detta innebär att hitta bra leverantörer, höja servicenivån, hitta smidiga lösningar och att inte tappa den personliga relationen med kunden. Konferensanläggningen har många återkommande kunder och en ökad omsättning trots den rådande lågkonjunkturen. Maria Strinnhed tror att detta kan bero på företagets strategi att kontinuerligt arbeta med kvaliteten. Konferensanläggningen strävar också efter en ökad försäljning, skapandet av personliga relationer med de stora mötesbokarna och skapandet av bra interna arbetsrutiner.

7 A konferens arbetar med flera kundsegment som utbildningsbolag som anordnar seminarier, stora företag som banker och advokatbyråer samt små konferensbokare. Huvudsegmentet består dock av stora företag som bokar dagkonferenser med många deltagare. Även utbildningsbolag är viktiga kunder, då dessa har en hög återkommandefrekvens. Lågkonjunkturen har påverkat konferensanläggningens kundsegment något, då utbildningsbolag har börjat leta efter billigare alternativ för sina seminarier.135

5 Analys av hotell och konferens

Med hjälp av uppsatsens teoretiska material kommer vi i detta avsnitt att analysera åtta mötesanläggningar belägna centralt i storstäder eller i närheten till storstädernas centrum. Lågkonjunkturens påverkan på verksamheterna ska undersökas bland annat genom att analysera efterfrågan på konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i storstadsområden, huvudaktörernas valda kundsegment samt dessas känslighet för de ekonomiska svängningarna. I analysen kommer vi även att ta upp konferensaktörernas sortiment, resurser och marknad, samverkan mellan dessa och hur denna influerar företagets känslighet för lågkonjunkturen. Avsnittet kommer även att behandla krishantering inom mötesbranschen och identifiera vilka åtgärder de tillfrågade företagen har vidtagit samt i vilken grad mötesindustrin har påverkats av nedgången i ekonomin.

5.1 Efterfrågan på konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i storstadsområden

Anläggningar i storstadsområden gynnas att sitt centrala läge, då dessa platser rymmer aktörer med olika roller, som mötesanläggningen kan ta hjälp av i arrangerandet och genomförandet av Möten, konferens (hotell och konferens). Centralt belägna mötesanläggningar som Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre, 7 A konferens, Clarion Hotel Sign, Centralhuset konferens och Avenyn No 1 har fördelen att deras centrala läge och närhet till det mesta ofta efterfrågas av kunder som anordnar kortare Möten, konferens (hotell och konferens). Läget utgör dock först en styrka när det kombineras med ett bra erbjudande och kringsortiment som urskiljer företaget ( boka hotell och konferens) bland konkurrenterna. Kunden vill ofta kunna kombinera mötet med nöje och är beredd att betala mer för att hålla mötet i stadens centrum. De kringliggande faktorerna som attraktioner och shoppingmöjligheter ger kunderna en möjlighet att kombinera arbete med fritid. Dessa finns det gott om i närheten av de centralt belägna mötesanläggningar som vi fokuserar på i vår uppsats Även den väl utvecklade logistiken i städernas centrum är en fördel för mötesdeltagarna som lätt kan ta sig till och från anläggningarna och för mötesarrangörerna som lätt kan ta hjälp av externa resurser.

Affärsresenärer koncentreras till storstäder som rymmer viktiga samhällsfunktioner och många organisationers huvudkontor. Regeringar och departement innebär stora kundvolymer som vill ha en beständig mötesanläggning som kan hålla de volymer som dessa organisationer ofta kräver. Läget i huvudstaden utgör på så sätt en stor fördel för Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre, som har en stor efterfrågan från olika organisationer, för Vår Gård vars största kundsegment utgörs av offentlig sektor, och även för Stockholmsmässan, som i höst är fullt uppbokad då Sverige kommer att vara EU:s ordförandeland vilket genererar många Möten, konferens (hotell och konferens) till Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens).

Organisationer som har behov av att sammanföra sina medlemmar efterfrågar föreningsmöten, som på grund av den långsiktiga planering som dessa kräver, påverkas mindre av de ekonomiska svängningarna. Mötesanläggningarna som anordnar dessa Möten, konferens (hotell och konferens) påverkas således inte lika plötsligt av svängningar i ekonomin. Bland annat kan vi se detta hos Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre och Stockholmsmässan som tack vare sina långsiktiga planeringar inte har påverkats av lågkonjunkturen i så hög utsträckning.

Företagskunder genererar mindre intäkter till konferensverksamheterna men har högre återkommandegrad. Bland de tillfrågade finns flertalet företag som insett detta och aktivt bearbetar sina kundkontakter under lågkonjunkturer med aktiviteter och kunderbjudanden. Bland de tydligaste framkommer Clarion Hotel Sign, Vår Gård och Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre. En mötesplats som värderas högt bland företagskunder är en anläggning där lokalerna är avskilda och de anställda kan arbeta ostört. Detta innebär en potentiell styrka för Vår Gård och 7A konferens, som bör tydliggöras i kunderbjudandet. Vår Gård lämpar sig även bra för incentivemöten då anläggningen kan erbjuda det som behövs för företagskonferenser, men även har övernattningsmöjligheter. Anläggningen är belägen relativt nära stadskärnan med dess stora utbud av varor och tjänster, samtidigt som den innehar en känsla av att ligga avsides och inbjuder till en mer avslappnad miljö för avkoppling och rekreation.

5.2 Lågkonjunkturens påverkan på konferensefterfrågan

De genomförda intervjuerna visar att inte alla aktörer inom konferensbranschen påverkas på samma sätt utav lågkonjunkturen. Tre av åtta intervjuade konferensaktörer, Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre, Stockholmsmässan och 7 A konferens, uppger att deras verksamhet har påverkats obetydligt eller i mindre utsträckning. Dessa är dessutom alla belägna centralt eller närliggande till Stockholms centrum. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre har dagkonferenser som sin huvudverksamhet. 7 A konferens och Stockholmsmässan har två huvudverksamheter förutom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), nämligen kontorshotellet respektive mässanläggningen. Båda aktörerna anger att konferensverksamheten har varit lönsammare sedan den globala ekonomiska nedgången har börjat.

Majoriteten av de intervjuade aktörerna inom konferensbranschen uppger dock att de har känt av lågkonjunkturens följder i sina verksamhetsområden. Aktörerna uppger att kunder bokar sina Möten, konferens (hotell och konferens) allt senare, att de tvingas söka mer kontakt med kunderna, att gästerna har blivit mer priskänsliga och att antalet preliminärbokningar har ökat den senaste tiden. Hansen som är ett mellanhandsföretag, uppger att de även har uppmuntrat sina anställda att ta ut sin innestående ledighet eller att ta ledighet för studier. Alla dessa påstår att antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) har minskat och några aktörer anser att framför allt antalet stora Möten, konferens (hotell och konferens) har minskat. Detta kan delvis förklara Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centres starka position även under ekonomiskt besvärliga tider, då denna anläggning har korta dagkonferenser som huvudverksamhet. Att konferenskunderna bokar in sina Möten, konferens (hotell och konferens) allt senare kan vara en effekt av den försvagade ekonomin och minskade köpkraften i samhället.

Konferensaktörernas reaktion på lågkonjunkturen skulle generellt kunna benämnas som passiv. Vissa av de tydligt påverkade aktörerna har inte vidtagit några åtgärder för att effektivisera verksamheten och anpassa denna till det rådande ekonomiska läget och de förändrade kundbehoven. Aktörernas reaktion på lågkonjunkturen visar sig snarare i minskningen av personal. Hansen uppger att företaget ( boka hotell och konferens) har börjat projektanställa och uppmuntra de fast anställda att ta ut innestående ledighet. Även Centralhuset konferens, Vår Gård och Clarion Hotel Sign väljer att skära ner på extrapersonal och arbetstimmar under denna svåra ekonomiska period, vilket innebär att färre anställda måste klara av ökade arbetsuppgifter. Om dessa åtgärder leder till

en effektivisering av verksamheten och anpassning till kundernas förändrade behov kan ifrågasättas. Hansen, Vår Gård och Clarion Hotel Sign uppger dock att säljinsatserna har förstärkts genom hårdare bearbetning av sina kundkontakter och anställningen av fler säljare, vilket kan vara positivt om det nya kunderbjudandet tillfredställer konferenskundernas behov.

De företag som inte har påverkats av lågkonjunkturen i samma utsträckning, uppger att de kontinuerligt arbetar med att effektivisera sin verksamhet och fördjupa sig i kundernas behov genom att skapa en personlig kontakt med sina kunder. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre följer marknaden, samt sina egna intäkter och kostnader, noga för att hela tiden effektivisera verksamheten. Stockholmsmässan arbetar med Möten, konferens (hotell och konferens) som kräver en långsiktig planering, utvärderar ständigt behovet av personal och arbetar med relationsmarknadsföring och personlig kontakt med kunden. Även 7 A konferens arbetar mycket med relationsmarknadsföring, anpassning till kundernas behov, ökningen av kvaliteten och anpassar sig prismässigt till det rådande läget. företaget ( boka hotell och konferens) har dock i dagsläget ingen uppföljning på genomförda Möten, konferens (hotell och konferens), vilket kan medföra en lägre återkommandefrekvens bland kunderna. Den prismässiga anpassningen till det rådande ekonomiska läget tyder på en förändrad efterfrågan, som kan vara tecken på lågkonjunkturens negativa påverkan.

5.3 Huvudaktörernas anpassning till lågkonjunkturen med hjälp av valda kundsegment

De främsta aktörerna inom konferensbranschen utgörs av hotell, konferenscentra och mellanhandsföretag. Möten, konferens (hotell och konferens) hjälper hotell att utnyttja dess lokaler maximalt och öka intäkterna. Lokalerna måste dock anpassas till mötessyftet för att kunna erbjuda lika bra utrymmen som konferensanläggningarna. De tillfrågade konferenshotellen är därför väldigt noga med att poängtera att lokalerna kan möbleras om efter kundernas preferenser. Nybyggda Clarion Hotel Sign är ett exempel på ett hotell med tydlig inriktning på konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Sedan lågkonjunkturens inträde har hotellets Möten, konferens (hotell och konferens) dock minskat. Fastän antalet privatresenärer samtidigt har ökat genererar dessa inte lika mycket pengar åt verksamheten, vilket på sikt leder till en minskning av hotellets omsättning. Exempel på detta kan ses på att hotellets logi och restaurang håller samma volym men snittpriserna och snittnotorna har minskat. Hotellet måste därför jobba hårdare mot sina kunder för att åter öka antalet affärsmöten. Förekomsten av konferenscentra så som Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre är ett tecken på att mötesindustrin i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) är tämligen välutveckad. Verksamhetens lokaler utgörs dels av gamla Norra Latin som omvandlats med mötessyfte. Intervjuade Hansen är en s.k. professionell konferensplanerare och exempel på ett mellanhandsföretag som företag hyr in för att få hjälp med utformningen och genomförandet av sina Möten, konferens (hotell och konferens). Stockholmsmässan anger att deras kunder minskat användandet av mellanhänder. För Stockholmsmässan innebär detta en fördel då de får genomföra hela mötet själva. För Hansens del kan lågkonjunkturen dock innebära att deras kunder väljer bort dem för att skära ner på sina kostnader och istället håller mötena internt eller går direkt till mötesanläggningen och ber dem planera och genomföra hela mötet. Det blir därför viktigt för Hansen att arbeta starkt mot sina kunder och ge dem konkurrenskraftiga erbjudanden för att skapa ett mervärde för kunden som denne inte väljer bort.

För att överleva den globala ekonomiska nedgången bör företag vara medvetna om vilka deras potentiella kunder är. Företagen bör undersöka hur lågkonjunkturen har påverkat kundernas behov och utifrån detta prioritera det kundsegment som är mest attraktivt för det egna företaget ( boka hotell och konferens), samt strukturera och anpassa verksamheten till detta. Det är viktigt för ett företag att ha en eller flera tydliga, urskiljda kundsegment och anpassa sina arbetsmetoder så att de riktar sig mot dessa på bästa sätt. Om företaget ( boka hotell och konferens) inte vet vilka segment det arbetar mot kan det heller inte utforma anpassade strategier för arbetet. Segmenteringen av kunder är viktig för att få kunskaper om hur organisationen bör struktureras och var marknadsföringen bör riktas. En strukturerad organisation har en större potential att använda sina resurser effektivt och på det sättet överleva den ekonomiska nedgången. Organisationens struktur är särskilt viktig inom konferensbranschen där det finns kundgrupper som är mycket olikartade och har behov av olika typer av Möten, konferens (hotell och konferens). Kontinuerlig kundkontakt och löpande tjänsteutveckling är även av högsta vikt, samt att företaget ( boka hotell och konferens) har utformat en kunddatabas och genomför uppföljningar på sina kunder, som flera av de tillfrågade i dagsläget inte har.

5.3.1 De intervjuade företagens kundsegment och lågkonjunkturens påverkan på dessa hotell och konferens

Det är viktigt att företaget ( boka hotell och konferens) har tydliggjort vad de har för marknadssegment och vilka kundgrupper som är deras starkaste, för att kunna välja ut dessa att satsa på och rikta marknadsföringen till dem. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre strävar t.ex. efter att ha en bred kundgrupp med allt från små konferens- och utbildningsgrupper till internationella kongresser. Detta är bra för att fylla hela anläggningens kapacitet, men blir dock mindre effektivt i marknadsföringen. Då mestadelen av företagets kunder utgörs av mindre evenemang och Möten, konferens (hotell och konferens) bör verksamheten överväga att vända sig till dessa då det är de som är huvudkundgruppen.

Både Vår Gård och Clarion Hotel Sign har en omfattande, påkostad marknadsföring som sker genom en rad kanaler. Då Clarion Hotel Sign är relativt nystartat behövs en sådan investering för att visa sig på marknaden och locka till sig kunder. Vår Gårds verksamhet har dock pågått i många år, men trots det arbetar företaget ( boka hotell och konferens) mycket med sin marknadsföring. Att kundrelationerna efter så många verksamma år inte utgör en säkerhet för företaget ( boka hotell och konferens), kan vara ett tecken på att dessa inte upplevs som stabila. En utvärdering av företagets målgrupper skulle kunna tydliggöra ifall det nuvarande segmentet är det mest lönsamma eller ifall företaget ( boka hotell och konferens) bör satsa på ett nytt kundsegment som genererar större likviditet och starkare kundrelationer. Att företaget ( boka hotell och konferens) upplever en tydlig press på grund av lågkonjunkturen och aktivt måste bearbeta sina kunder är ytterligare ett tecken på att kundrelationerna inte upplevs som särskilt säkra.

Stockholmsmässan fokuserar på större Möten, konferens (hotell och konferens) och internationella kongresser och marknadsför sig mot dessa. De mindre konferenserna och företagsmötena kommer på köpet och kräver inte någon speciell marknadsföringsinsats. Stockholmsmässan ägs av Stockholms stad och Stockholms handelskammare varför verksamheten till viss del måste satsa på internationella kongresser, som alstrar mest pengar till Stockholms region, och inte på mässor, som genererar mest pengar till den egna verksamheten.

Kontoret Strandvägen 7A har märkt av lågkonjunkturens följder ganska tydligt då de förlorat en del av kontorshotellets kunder, medan deras konferensverksamhet har ökat. företaget ( boka hotell och konferens) arbetar mot flera olika kundsegment och marknadsför sig på en rad olika sätt, t.ex. genom bokningsbolag, relationsmarknadsföring, mässor, personliga visningar, mun till mun metoden m.m. företaget ( boka hotell och konferens) gör stora marknadsföringsansträngningar och satsar mycket på att få kunden att känna sig som hemma hos dem bland annat genom personliga träffar innan mötet. företaget ( boka hotell och konferens) har trots sitt omfattande värvningsarbete och kundanpassning dock ingen uppföljning på mötena och heller ingen kunddatabas vilket medför en lägre återkommandefrekvens. företaget ( boka hotell och konferens) bör satsa på att skapa en kunddatabas och genomföra uppföljningar efter mötena för att etablera kundrelationer med hjälp av vilka det blir lättare att hålla kvar de kunder som företaget ( boka hotell och konferens) investerat i och arbetat mot samt att anpassa marknadsföringen till dessa. Skapandet av en kunddatabas och ett uppföljningssystem finns i dagsläget i företagets framtidsplaner. Kontoret Strandvägen 7A har sedan lågkonjunkturens början fått minska sina priser och öka sina erbjudanden vilket av kunden kan uppfattas som ett tecken på svaghet då företagets tjänster bjuds ut för ett lägre pris. Företagets kundsegment har dessutom fått ändras då utbildningsbolagen har börjat leta efter billigare alternativ i de rådande ekonomiska oroligheterna. Detta kan vara ett tecken på att kundgruppen inte är lojal vilket kan delvis kan förklaras som en följd av 7A konferens bristfälliga kundsatsning och kunduppföljning. Kundsegmentet bör väljas ut med stor omtanke, marknadsföringen bör riktas mot detta och en kontinuerlig kunddialog utvecklas.

Av de korta intervjuerna med Hansen, Centralhuset konferens och Avenyn No1 framgår att kundsegment inte tas i åtanke om företagen skulle leta efter utvägar ur en ekonomiskt svår situation. Som en utväg ur denna skulle dessa företag istället prioritera att projektanställa personal istället för att fastanställa, att minska arbetstimmarna för de anställda, att dra ner på interna inköp och att välja bort marknadsföringen. Företagen väljer därmed inte att i första taget se igenom sina kundsegment och eventuellt bearbeta dessa för att identifiera de mest köpstarka kunderna. Om antalet företagskunder som har behov av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) minskar, bör konferensaktörerna överväga möjligheten att aktivt söka bland föreningskunder som dessutom har en tendens att locka många frivilliga konferensdeltagare. Detta gäller särskilt konferensanläggningen Avenyn No 1 som har förlorat en stor kund verksam inom bilindustrin. Denna konferensanläggning skulle även kunna attrahera en del utländska konferensgäster som i dagsläget enbart brukar besöka anläggningens restaurang. Konferensaktörens kundsegment skulle på så sätt kunna utvidgas från endast inhemska Möten, konferens (hotell och konferens) till att även innefatta internationella kundgrupper. Alla tre konferensaktörer i Göteborg skulle kunna anpassa konferensernas pris och längd till det rådande ekonomiska läget. Som exempel kan nämnas Centralhuset konferens vars huvudsegment utgörs av dagkonferenser, men som samarbetar med ett hotell för att erbjuda sina gäster övernattningsmöjligheter. Utvecklingen av ett sådant samarbete skulle kunna innebära en möjlighet att locka fler olika kundsegment till anläggningen.

Alla tre intervjuade företag verksamma inom konferensbranschen i Göteborg, uppger att de har upplevt förändringar som har påverkat deras verksamhet efter lågkonjunkturens inträde. Både mellanhandsföretaget Hansen och konferensanläggningen Centralhuset konferens, uppger att antalet sålda Möten, konferens (hotell och konferens) har minskat. Centralhuset konferens talar dessutom om att kunderna har börjat boka ( boka hotell och konferens) sina

konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) allt senare. Även Avenyn No 1 har märkt av det minskade antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och har därmed börjat rikta in sig på andra företagsverksamheter som t.ex. matskolan.

Även i de långa intervjuerna som genomfördes med konferensföretag i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) uppger respondenterna att de har märkt av förändringar som har påverkat verksamheten och kundsegmenten. 7 A konferens som har två verksamheter i form av ett kontorshotell och en konferensanläggning uppger att antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) har ökat under lågkonjunkturen, medan kontorshotellet har tappat en del av sina kunder. Förändringar av kundsegment är också synliga inom företaget ( boka hotell och konferens), då konferenskunder har börjat boka ( boka hotell och konferens) sina Möten, konferens (hotell och konferens) allt senare och många mindre Möten, konferens (hotell och konferens) har försvunnit. Antalet internationella kunder har dock börjat öka, medan utbildningsföretag har börjat leta efter billigare alternativ för sina Möten, konferens (hotell och konferens) än vad 7 A konferens kan erbjuda. 7 A konferens vill vara attraktiva för sina mötesköpare även under lågkonjunkturen genom att utnyttja sitt centrala läge, höja kvaliteten och fortsätta att satsa på skapandet av en personlig relation till kunden.

Stockholmsmässan behåller internationella kunder som huvudsegment inom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och koncentrerar sig även fortsättningsvis på arrangemang av stora Möten, konferens (hotell och konferens). Stockholmsmässan uppger att antalet internationella kunder har ökat på sistone då dessa attraheras av den svagare svenska valutan. Av intervjun framgår att företagets omsättning har ökat sedan anläggningen började arbeta även med mindre Möten, konferens (hotell och konferens). Denna omställning har även inneburit förändringar inom företagets kundsegment, då Stockholmsmässan tidigare har arbetat mestadels med återförsäljare och inte direkt med slutkunder. Antalet privatägda företag som vill boka ( boka hotell och konferens) konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) har dock generellt minskat.

Clarion Hotel Sign har märkt av att stora evenemang och Möten, konferens (hotell och konferens) generellt sett har minskat under den senaste tiden. Aktören har däremot observerat att ett annat kundsegment, privatresenärer, har ökat. företaget ( boka hotell och konferens) vill dock inte förlora antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) då dessa är mer lönsamma, och reagerar därför genom att stärka säljavdelningen med extra säljinsatser samt att utnyttja sitt centrala läge som en fördel för att locka affärsresenärer. Även konferensanläggningen Vår Gård har förlorat en del stora Möten, konferens (hotell och konferens) och satt in extra säljinsatser. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre har märkt att antalet längre konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) med övernattningar har minskat i samband med lågkonjunkturen.

Med hjälp av de genomförda intervjuerna kan man se att lågkonjunkturen förändrar efterfrågan på Möten, konferens (hotell och konferens) vilket i sin tur påverkar och förändrar kundsegmenten inom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Två tendenser blir särskilt tydliga. Den ena berör huvudsegmentet företagskunder som har förlorat en del av sin köpkraft och därmed har minskat sin efterfrågan på konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Den andra tendensen berör konferensernas längd och pris, där man kan urskilja att efterfrågan på billigare och kortare Möten, konferens (hotell och konferens) har ökat efter den globala ekonomiska nedgången. På grund av de förändrade kundsegmenten är det viktigt att företagen ingående och kontinuerligt undersöker kundernas behov av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) och vilka Möten, konferens (hotell och konferens) det är som kunderna efterfrågar. När lågkonjunkturen träder in, finns det en risk för att de företag som inte tar hänsyn till kundernas behov, slås ut från marknaden. Orsaken till detta är kundens ökade priskänslighet som

medför att dessa under kristider endast vill betala för de tjänster som har ett tydligt mervärde.

5.4 Affärsidé och anpassning till de ekonomiska svängningarna

Affärsidébeskrivningsmodellen kommer att användas för att lyfta fram fördelar av en välfungerande verksamhet. Ett företag som har en tydlig struktur, tydliga mål, utvecklade tjänster eller produkter, en marknad att nischa sig i och nödvändiga resurser kan vara mer konkurrenskraftig även under lågkonjunkturen och lättare anpassa sin verksamhet till kundernas förändrade behov. För att analysera företagens struktur kommer vi enbart att använda oss av de fyra djupintervjuerna med konferensaktörer i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) då endast dessa berör företagsstrukturen på ett mer ingående sätt.

Externa resurser, så som inhyrd extrapersonal, har generellt sett en lägre kompetensnivå och motivation och utgör således inte samma tillgång för företaget ( boka hotell och konferens) som fast anställd personal. företaget ( boka hotell och konferens) bör därför även i dåliga tider eftersträva att inte avskeda anställda utan hålla kvar, lyssna på och motivera sina anställda som utgör företagets interna resurser. IF Metalls uppmärksammade ramavtal som möjliggjorde utbildning och minskade antalet avskedningar är ett exempel på hur viktigt det är för företag att hålla kvar sina anställda. Bland våra tillfrågade företag kan Vår Gård nämnas som framträdande exempel på hur ett företag bör lyssna på sina anställda och motivera dem under svåra tider. Kontoret Strandvägen 7A valde att istället avskeda stora delar av sin personal vilket på sikt inte är en gynnsam strategi för en välmående organisation. Andra företagsinterna resurser utgörs av lokaler och utrustning där det är viktigt att tänka på att dessa ska vara flexibla och anpassningsbara efter kundens behov.

Grundsortimentet har varit i stort sett det samma för alla tillfrågade aktörer som arrangerar Möten, konferens (hotell och konferens). Verksamheterna skiljer sig dock mycket ifrån varandra genom dessas olika kringsortiment och verksamhetssätt. Det är kringsortimentet som urskiljer företagen ifrån varandra i kundens ögon och i många fall anger företagets inriktning och image. Möjligheten att kombinera Möten, konferens (hotell och konferens) med andra varor och tjänster, som exempelvis måltider och boende skapar ett mervärde för kunden. Således har konferenshotellen en fördel gentemot de andra mötesanläggningarna då kunden kan få allt under ett tak. hotell har däremot inte alltid lika flexibla utrymmen eller ett lika avancerat tekniskt utbud som konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) som enbart riktar in sig på Möten, konferens (hotell och konferens). Många av de andra tillfrågade konferensanläggningarna erbjuder därför även måltider och har inlett samarbeten med närbelägna hotell för att underlätta vistelsen för kunden och för att kunna erbjuda kunden de nödvändigheter inom boende, måltider och attraktioner som denne behöver i samband med sin konferens. företaget ( boka hotell och konferens) måste inneha en balans mellan kundbehovet, sortimentet och företagsresurserna för att kunna föra en varaktig och lönsam verksamhet.

Kontoret Strandväden 7 A driver sin verksamhet med både huvudsortiment och kringsortiment. Till huvudsortimentet hör både kontorshotellet och arrangerandet av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Det privatägda företaget ( boka hotell och konferens) växlar mellan de båda verksamheterna utifrån kundernas behov, då samma utrymme kan omvandlas från ett konferensrum till ett

kontor och tvärtom, beroende på kundens önskemål. Anläggningens kringsortiment består av anordnandet av fester, middagar och andra evenemang. 7 A konferens är ett relativt nystartat företag som har påbörjat sin verksamhet som kontorshotell först för tre år sedan. Konferensverksamheten uppstod när företaget ( boka hotell och konferens) insåg och tog tillvara på kundernas behov av Möten, konferens (hotell och konferens), då konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) utvecklades från kontorshotellets verksamhet. Bolaget har åtta anställda inklusive två ägare som utgör företagets interna resurser, vilka även består av grundläggande teknisk utrustning som är flyttbar. Till de externa resurserna hör den serveringspersonal som anläggningen hyr in vid behov. Även restauranger, vinleverantörer, cateringbolag, bokningsbolag och eventföretag hör till verksamhetens externa resurser, då dessa anlitas när sådant behov uppstår. företaget ( boka hotell och konferens) arbetar mot två målgrupper, företagskunder och utbildningsbolag. Bolagets resurser anpassas till och samverkar med marknaden och sortimentet, då det hyrs in både extern serveringspersonal och teknisk utrustning beroende på vilken kundgrupp företaget ( boka hotell och konferens) arbetar med för tillfälle och vilken typ av möte det är som arrangeras. Detta effektiviserar företagets arbete och resursanvändning. 7 A konferens arbetar genom relationsmarknadsföring, skapandet av en personlig miljö på anläggningen och utvecklingen av kvalitet. Relationsmarknadsföring ger företaget ( boka hotell och konferens) en möjlighet att få del av kundernas behov och kontinuerligt anpassa verksamheten till dessa. företaget ( boka hotell och konferens) urskiljer sig från andra konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) och nischar sig genom att erbjuda Möten, konferens (hotell och konferens) i en historisk miljö centralt i staden och med en havsutsikt. Anpassningen till kundernas behov och arbetet mot en nischad marknad är resultatrikt även i ekonomsikt svåra tider då 7 A konferens fortsätter att växa och utvecklas.

Vår Gård är en annan anläggning som erbjuder Möten, konferens (hotell och konferens) i en historisk rural miljö med kort avstånd från Stockholms centrum. Företagets marknad består av kunder från den offentliga sektorn som är dess huvudkundgrupp. företaget ( boka hotell och konferens) arbetar även med företagskunder på nationell nivå. Till skillnad från 7 A konferens erbjuder företaget ( boka hotell och konferens) även övernattningsmöjligheter som utgör en förutsättning för längre Möten, konferens (hotell och konferens). Vår Gårds interna resurser består av anläggningen, grundläggande teknisk utrustning och fast anställd personal. Efter lågkonjunkturens början tar företaget ( boka hotell och konferens) mindre hjälp av extraanställd personal. Vår Gård har även valt att utbilda sin personal inom flertalet verksamhetsområden för att de ska kunna arbeta på olika avdelningar i företaget ( boka hotell och konferens). Detta skulle kunna medföra en personalbrist som leder till minskad kvalitet på mötena. företaget ( boka hotell och konferens) uppger dock att de aktivt arbetar med personalens trivsel och servicenivån inom företaget ( boka hotell och konferens). företaget ( boka hotell och konferens) arbetar med både relationsmarknadsföring, genom att söka personlig kontakt med kunderna, och med massmarknadsföring, genom att annonsera anläggningen via media. För att undvika negativa konsekvenser, orsakade av det försämrade ekonomiska läget, bör konferensanläggningen satsa på sin personal för att säkerställa att kvaliteten på mötena inte försämras. Dessutom bör företaget ( boka hotell och konferens) utvärdera sin marknadsföring och resursfördelning för att uppnå en effektiv marknadsföringsnivå. Detta är särskilt aktuellt under lågkonjunkturen, då resurserna måste användas produktivt för att företaget ( boka hotell och konferens) ska förbli konkurrenskraftigt.

Stockholmsmässan arrangerar Möten, konferens (hotell och konferens) i en modern miljö i närheten till Stockholms centrum och riktar sig mot den internationella marknaden och stora Möten, konferens (hotell och konferens). företaget ( boka hotell och konferens) arbetar mestadels med sitt huvudsortiment bestående av arrangemang av mässor. Även organiseringen av kongresser och konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) tillhör huvudsortimentet då det finns en kongressavdelning som enbart arbetar med dessa. Som kringsortiment erbjuder Stockholmsmässan övernattningsmöjligheter på intilliggande hotellet Rica

Talk. företaget ( boka hotell och konferens) har även en avancerad teknisk utrustning tack vare sin mässverksamhet. Samspelet mellan denna resurs och företagets varierade mötessortiment stärker företaget ( boka hotell och konferens) och gör detta konkurrenskraftigt även under lågkonjunkturen. Det kan vara en av orsakerna till varför Stockholmsmässan inte har påverkats omfattande av den globala ekonomiska nedgången. Företagets inriktning på den internationella marknaden kan vara en annan orsak, särskilt efter att den svenska kronan har försvagats vilket medför att utländska företag får en större köpkraft. Företagets interna resurser innebär också en stor fördel för verksamheten då Stockholmsmässan är ett stort företag med tillräckliga humana resurser för att utveckla och anpassa verksamheten till olika lägen. företaget ( boka hotell och konferens) har även en del externa resurser i form av boknings- och eventbolag som de samarbetar med. En utvecklad relationsmarknadsföring och den personliga kontakten med kunden under hela mötesprocessen stärker företaget ( boka hotell och konferens) och gör det konkurrenskraftigt. Företagets konkurrenskraft förblir stabil också tack vare att anläggningen arbetar med så kallade säkra affärer vilket innebär Möten, konferens (hotell och konferens) som planeras under en lång tid och därför är mindre känsliga för avbokningar.

Clarion Hotel Sign är en ny anläggning belägen mitt i Stockholms centrum med hotellverksamhet och arrangerandet av konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) som sitt huvudsortiment. Kringsortimentet består av en restaurang och en spa-avdelning. Till företagets interna resurser hör den tekniska utrustningen på basnivå. Konferensavdelningens personal är uppdelad i en innesäljavdelning, en utesäljavdelning och en projektledningsgrupp. Sedan lågkonjunkturens början har hotellet satsat allt mer på sina säljavdelningar och anställt en ny säljare med fokus på events, vilket kan vara en fördelaktig satsning för verksamheten som på så sätt förblir konkurrenskraftig. Att inte ersätta de naturliga avgångarna av övrig personal kan dock påverka kvaliteten då de anställda får mer att göra.

5.5 Krishantering inom mötesbranschen

Ett stort hot mot mötesanläggningarna i den rådande lågkonjunkturen är företagens interna platser där företagen kan välja att ha sina Möten, konferens (hotell och konferens) istället för att hyra större anläggningar för att på så sätt skära ner på företagskostnaderna. Anläggningarna måste därför vara lyhörda mot kunderna och komma med bra erbjudanden i det rådande ekonomiska läget samt få kunden att se ett mervärde med att hålla sitt möte hos dem. De variabler som bör tas i åtanke vid utformandet av kunderbjudanden är tidspress, kostnadseffektivitet och möteskompetens vilka är de största anledningarna till varför ett företag väljer att använda interna mötesplatser. Med hjälp av dessa bör anläggningarna få kunden att inse att de vinner på att hålla sitt möte hos dem.

En destination påverkas av en rad utomstående faktorer som den inte kan avvärja. Genom ett engagemang och samarbete mellan olika aktörer på en destination, vilket sätter kunden i centrum, kan destinationens livslängd förlängas och effekten av dessa oroligheter minskas. Genom samarbeten med konkurrerande aktörer i samma och närliggande branscher ges dessutom en större insyn i deras verksamhet och en ökad möjlighet i kunderbjudanden. Samarbeten kan även hjälpa till att utjämna och stabilisera efterfrågan. En balanserad efterfrågan är bättre för företagets verksamhet då de kan ha en jämn arbetsbelastning, intäkter och utgifter. Vid minskad efterfrågan

kan företaget ( boka hotell och konferens) även ta hjälp av sina samarbeten för att identifiera potentiella kunder eller tillsammans med sina samarbetspartners komma på nya konstellationer som skapar ett mervärde i företagets kunderbjudanden. Många av de tillfrågade mötesanläggningarna har insett värdet av samarbeten och inlett dessa med närliggande hotell och konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) för att på så sätt öka kunderbjudandet. Dessutom anger flertalet svarande att de tar hjälp av boknings- och eventbolag för att utöka sin kundkrets.

Lågkonjunkturen kan framkalla en krissituation inom turismbranschen och mötesindustrin. Ingen av de tillfrågade mötesanläggningarna har beskrivit den rådande ekonomiska situationen som en kris, dock så har Clarion Hotel Sign och Vår Gård insett vidden av hur farlig denna situation potentiellt kan vara för deras verksamheter och tagit fram planer för vad verksamheten ska göra vid en fortsatt nedgång. Effekten som en kris får beror på hur väl företaget ( boka hotell och konferens) förberett sig. En förberedelseplan kan hjälpa företaget ( boka hotell och konferens) att i tid känna igen tecken på försämring och sätta in åtgärder för att minimera den negativa effekten av denna. Det är därför viktigt att inte ignorera krisen utan erkänna den och utforma en handlingsplan för att veta hur man ska arbeta för att motverka de negativa effekterna på företaget ( boka hotell och konferens). Vissa företag har en proaktiv plan som Clarion Hotel Sign och Vår Gård, medan andra väntar och hoppas att ekonomin ska vända så som Hansen och Avenyn No 1, som märkt av en minskning av antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) men väntar med att vidta åtgärder. Att avskeda personal så som 7A konferens har uppgett att de har fått göra, innebär mindre utgifter för verksamheten men även en lägre kompetensnivå och ses därför som en sista utväg av bland andra Clarion Hotel Sign, Hansen och Centralhuset konferens.

En aktiv taktik är att kontinuerligt utvärdera marknaden för att ta reda på kundens bakomliggande köpbeslut. Det är därför bra för företag att genomföra kontinuerliga kundutvärderingar så som Vår Gård och Stockholmsmässan gör, och löpande anpassa verksamheten till omvärldsfaktorerna så som uppges av Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre. För att överleva krisen bör även personalen involveras i företagets beslut och utvecklingen av verksamheten. Som framgår av intervjuerna, saknas denna åtgärd på nästa alla av våra undersökta företag. För att klara sig igenom den ekonomiska nedgången bör medarbetarnas kvalifikation höjas och arbetet bör organiseras på ett mer effektivt sätt. Ett erkännande av en ekonomisk kris kan dock även påvisa brister i företagets organisation och välmående och skulle kunna vara en anledning för de tillfrågade företagen att inte erkänna den påverkansgrad som krisen fått på deras verksamhet. Det gäller för företaget ( boka hotell och konferens) att inte tappa ansiktet och framstå som svagt och som respondenten på Clarion Hotel Sign uttryckte det att inte slita på varumärket ens i dåliga tider.

6 Slutsatser

Utifrån den genomförda analysen, som binder samman de genomförda undersökningarna med arbetets teoretiska del, kommer vi fram till att aktörer inom konferensbranschen kan påverkas av lågkonjunkturen på olika sätt. De tendenser vi har urskiljt bland de intervjuade företagen är bland annat att antalet konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), och i synnerhet stora Möten, konferens (hotell och konferens), har minskat. Kunderna bokar in sina konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) allt senare och antalet preliminärbokningar och avbokningar har generellt ökat vilket tyder på ökad priskänslighet hos slutkunden. Aktörerna uppger att de måste söka mer kontakt med kunderna genom större säljinsatser, fler aktiviteter och erbjudanden, än vad de gjorde innan lågkonjunkturens början. De aktörer som anser att den egna verksamheten påverkats obetydligt av lågkonjunkturen arbetar kontinuerligt med verksamhetens effektivisering genom att nära följa marknaden och kundernas behov. Dessa aktörer arbetar aktivt för att utveckla en personlig kundkontakt genom relationsmarknadsföring och en kvalitetsökning av de egna tjänsterna.

Undersökningen visar även ett minskat användande av mellanhandsföretag då slutkunden ofta väljer att vända sig direkt till mötesanläggningen eller anordna mötet i egna lokaler för att uppnå kostnadseffektivitet, på grund av tidspress eller konferensverksamheternas bristande kompetens. Två tendenser som kan urskiljas är att företagskunder har förlorat en del av sin köpkraft, vilket påverkar efterfrågan på konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö), samt att konferensernas längd och pris har påverkats, då antalet längre konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö) med övernattningar har minskat vilket har gynnat dagkonferensanläggningarna. Därmed kan man se att lågkonjunkturen förändrar efterfrågan och kundsegmenten inom konferensbranschen.

De tillfrågade aktörernas reaktion på lågkonjunkturen kan generellt sätt uppfattas som passiv då vissa av aktörerna inte vidtagit några åtgärder trots att verksamheten har upplevt en negativ påverkan orsakad av den ekonomiska nedgången. Den tydligaste åtgärden, som de tillfrågade konferensaktörerna har vidtagit eller har tänkt vidta, behandlar minskningen av personal och antalet arbetstimmar. De svarande företagen har inte tagit upp möjligheten att utvärdera och anpassa sina kundsegment till det rådande ekonomiska läget. Många av dessa väljer att satsa på en bred kundgrupp istället för att urskilja en huvudkundgrupp och på det sättet rikta marknadsföringen och effektivisera företagets verksamhetsområde. Konferensföretagen bör vara medvetna om vilka deras potentiella kunder är, undersöka deras behov som ständigt förändras och prioritera de kundsegment som är mest lönsamma. De företag som inte tar hänsyn till sina kunders behov riskerar att slås ut från marknaden, särskilt under lågkonjunkturen då konferenskunderna endast vill betala för tjänster med ett tydligt mervärde. Organisationen bör struktureras genom att skapa en samverkan mellan företagets resurser, sortiment och marknaden, för att överleva den globala ekonomiska nedgången. För att underlätta en sådan samverkan bör företagen skapa en kunddatabas och genomföra kontinuerliga uppföljningar.

I analysen framgår det också att konferensanläggningar (konferens, hotell, boka ( boka hotell och konferens) konferens och hotell) i storstadsområden kan gynnas av ett centralt läge. Detta utgör en styrka först när det centrala läget förenas med ett lämpligt kunderbjudande som skiljer ut företaget ( boka hotell och konferens) i konkurrensen. Möten, konferens (hotell och konferens) som kräver långsiktig planering, som stora organisationer har behov av, förekommer även under lågkonjunkturen och är inte lika känsliga för ekonomiska svängningar.

Anläggningar som arbetar med dessa påverkas därför i mindre utsträckning av lågkonjunkturen. Mindre Möten, konferens (hotell och konferens), beställda av företagskunder, genererar mindre intäkter men har högre återkommandegrad. Konferensaktörerna satsar därför på att etablera kundkontakter med dessa då affärsmöten då dessa ändå är mer lönsamma än privata Möten, konferens (hotell och konferens).

Flertalet av de tillfrågade konferensaktörerna har i dagsläget samarbeten med aktörer i närliggande branscher så som restauranger, hotell samt boknings- och eventbolag. Samarbetsmöjligheterna skulle dock kunna utvecklas för att uppfylla kundens föränderliga behov samt utjämna och stabilisera efterfrågan och skapa ett mervärde i kunderbjudandet. En annan åtgärd som företagen skulle kunna utveckla är skapandet av en krisplan för att snabbt identifiera och motverka de negativa konsekvenserna. Undersökningen visar att endast ett fåtal av de intervjuade konferensaktörerna har tagit fram sådana förberedelseplaner i dagsläget. Det är även viktigt att företagen involverar sin personal i verksamhetens beslut och utvecklingen av denna och prioriterar intern personal före inhyrd då den egna personalen ofta har högre kompetens och motivation. I uppsatsens analys framkommer vikten av att aktivt reagera på det rådande läget och fatta företagsbeslut anpassade till detta istället för att vänta på att det ekonomiska läget ska förbättras av sig självt.

Källförteckning

Tryckta källor

Andersson, Göran. (2006) Professionella Möten, konferens (hotell och konferens) och mötesplatser – Fallstudier inom mötesindustrin i Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens). Södertörns Högskola. Huddinge.

Bryman, Alan. (2002) Samhällsvetenskapliga metoder. Liber. Sid 249-251.

Davidson, Rob & Cope, Beulah. (2003) Business Travel – Conferences, Incentive Travel, Exhibitions, Corporate Hospitality and Corporate Travel. Pearson Education Limited. Harlow.

Ekvall, Arne. (1990) Affärsidéer – En empirisk studie av hur företags verksamhetsinriktning kan analyseras och beskrivas utifrån ett affärsidébegrepp. Företagseknomiska institutionen. Stockholms universitet.

Glaesser, Dirk. (2006) Crisis Management in the Tourism Industry. Butterworth- Heinemann. Oxford.

Gummesson, Evert. (2000) Qualitative Methods in Management Research.

Henderson, J. C. (2007) Tourism crises: Causes, Consequences and Management. Elsevier Butterworth-Heinemann. Oxford.

Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn. (1997) Forskningsmetodik – Om kvalitativa och kvantitativa metoder. Andra upplagan. Studentlitteratur. Lund.

Mårtensson, Sanne & Nilsson, Jan Henrik & Tengling, Monica. (2004) Affärsturism. Liber. Malmö.

Page, Stephen. (1995) Urban Tourism. Routledge. London.

Parfitt, Julian. Questionnaire design and sampling. Hämtad ur: Flowerdew, Robin & Martin, David (edt). (2005) Methods in Human Geography – a guide for students doing a research project. Second edition. Pearson prentice Hall. Harlow.

Stockholmsmässan. Broschyren Fem steg till ett lyckat möte. 2. Välj en plats som har lokaler i alla storlekar. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens).

Valentine, Gill. Tell me about…:using interviews as a research methodology. Hämtad ur: Flowerdew, Robin & Martin, David (edt). (2005) Methods in Human Geography – a guide for students doing a research project. Second edition. Pearson prentice Hall. Harlow.

Ödman, Per-Johan. (1994) Tolkning, förståelse, vetande – hermeneutik i teori och praktik. Almqvist & Wiksell Förlag AB. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens).

Otryckta källor

Andersson, Christian. (2009-04-17) Rapport om ramavtalet på avtalsrådet. IF Metall. 2009-05-08.

Avenyn No 1. Om oss. 2009-04- 15.

Bolander, Hans. (2009-04-21) Kommentar: Använd slantarna klokt. Dagens industri. 3D2009%255c04%255c21%255c333960%26SectionId%3DDinapengar%26menusection%3DDinapengar%3BDinapengarNyheter> 2009-05-08.

Centralhuset konferens. Centralhuset. 2009-04-15.

Clarion Hotel Sign. 2009-05-11.

Sodexo. Om Sodexo. 2009- 04-15.

Sodexo konferens. Enterprenörsavtal. 2009-04-15.

Guteland, Odd. (2009-01-13) Utbildningsinsatser istället för uppsägningar. IF Metall. 2009-05-08.

Hansen Conference & Event. konferens. 2009-04-07.

konferens Strandvägen 7 A. Fakta. 2009-05- 18.

Nyhetsbyrån Six. (2009-03-25) Konjunkturbotten är inte nådd. Dagens industri. 2009-05-08.

Sodexo. Om Sodexo. 2009- 04-15.

Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre. 2009-04-15.

Stockholmsmässan. (a) Om Stockholmsmässan. Vi skapar välregisserade Möten, konferens (hotell och konferens). 2009-05-18.

Stockholmsmässan. (b) Om Stockholmsmässan. Historia. Med verksamhet sedan 1941. 2009-05-18.

TT. (2009-03-16) Varselvågen forsätter. Dagens industri. 2009-05-08.

Vår Gård Saltsjöbaden. 2009-05-11.

2Entertain. företaget ( boka hotell och konferens). 2009- 04-07.

Intervjuer

Eriksson, Birgitta. Human Resource Manager. Hansen. 2009-04-07.

Hansson, Anna. Meetings manager. Avenyn No 1. 2009-04-03.

Köhler, Hanna. Projektledare/konferensplanerare. Vår Gård Saltsjöbaden. 2009-04- 28.

Lövstedt, Anna-Karin. Marketing and Communication Manager. Stockholm (boka ( boka hotell och konferens) konferens hotell och konferens) City Conference Centre AB. 2009-04-15.

Majewski, Marcus. Hotel Manager. Clarion Hotel Sign. 2009-04-28.

Malmsten, Lotte. Konferensvärdinna. Centralhuset konferens. 2009-04-02.

Mäntymäki, Karin, Manager Congress and Guest Events. Stockholmsmässan. 2009- 04-23.

Strinnhed, Maria. Konferenschef. 7 A konferens. 2009-05-05.

Bilaga 1 – Intervjufrågor för semi-strukturerade, inledande korta intervjuer

1 Berätta lite om hur ni är verksamma inom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). 2 Har ni märkt av att lågkonjunkturen har påverkat er verksamhet? På vilket sätt? 3 Har ni anpassat er verksamhet till det rådande ekonomiska läget? Hur då? 4 Vilka åtgärder kommer ni att vidta om/när ni märker av en ekonomiskt negativ påverkan? 5 Hur skulle en ekonomisk kris påverka er personal? 6 Har ni märkt av en skillnad i vilka kunder som kontaktar er nu, jämfört med innan lågkonjunkturen var ett faktum? 7 Hur ser de kommande åren ut för er verksamhet?

Bilaga 2 – Intervjufrågor för semi-strukturerade, längre djupgående intervjuer

1 Berätta lite om er verksamhet inom konferenser ( boka hotell och konferensanläggning hotell och konferensanläggningar i Stockholm, Göteborg och Malmö). Vilka lösningar erbjuder ni era konferenskunder? På vilket sätt organiserar och planerar ni er verksamhet? 2 Har ni märkt av att lågkonjunkturen har påverkat er verksamhet? På vilket sätt? Har efterfrågan påverkats? 3 Har ni anpassat er verksamhet till det rådande ekonomiska läget? Hur då? 4 Vilka åtgärder kommer ni att vidta om/när ni märker av en ekonomiskt negativ påverkan? Krisplan? 5 Hur skulle en ekonomisk kris påverka er personal? 6 På vilket sätt kommunicerar ni med era kunder? Hur marknadsför ni verksamheten? 7 Vilken plats tar relationsmarkandsföring i verksamheten? 8 Vad gör er verksamhet konkurrenskraftig? 9 Samarbetar ni med andra företag inom konferensbranschen? 10 Hur undersöker ni kundernas behov? Förändras dessa? 11 Vad har ni för mål med er verksamhet? Hur påverkas dessa av lågkonjunkturen? Vilka strategier använder ni för att utveckla verksamheten? 12 Vilka kundsegment arbetar ni med? 13 Har era kundsegment påverkats/förändrats efter lågkonjunkturens inträde? 14 Vilka interna/externa resurser har företaget ( boka hotell och konferens) för att utveckla verksamheten?

Hotell & Konferens

Bergabo hotell & konferens boka konferens

Konferenshotell Bergabo hotell & konferens!

Konferens

KONFERENS I GÖTEBORG Boka hotell konferens

Boka konferens hotell i Göteborg