Konferenspersonalen är din viktigaste resurs!
hotell konferens Stockholm Malmö Göteborg
Konferenspersonalen är din viktigaste resurs!
Margreth Ånmark är Marketing Manager på TeliaSonera International Carrier och har under sina 30 år i branschen varit med och arrangerat och ansvarat för uppemot 700 konferenser, varav många med internationell prägel. Här delar hon med sig av sina erfarenheter.
Vad anser du är den viktigaste pusselbiten för en lyckad konferens?
– Personalen på konferensanläggningen – de är den viktigaste resursen man har. Ett väldigt bra sätt att få en konferens eller kurs att flyta smidigare är att i förväg be om att få en kort presentation av stället och personalen i början av vistelsen. Då hjälper man till att skapa en relation mellan deltagare och personal – och det brukar underlätta. Som ansvarig brukar jag försöka få träffa anläggningens sekreterare, vaktmästare och receptionist. Om det blir problem är det guld att ha en bra relation med dem i förväg.
Du har ofta arrangemang med utländska gäster. Vad finns det för speciellt att tänka på när man har det?
– När det gäller internationella gäster ska man i första hand tänka på vilket land de kommer ifrån så att man kan ta hänsyn till olika kulturskillnader. All kommunikation skrivs på engelska, till exempel inbjudan, program, matsedel etc, samt att man av artighet alltid har med de landsflaggor som är representerade. Det är också viktigt att tänka att till exempel amerikaner förväntar sig CocaCola och färsk frukt i mötersrummen – här duger det inte med enbart mineralvatten. Engelsmän vill gärna ha kakor att tugga på, godis som vi svenskar tycker är så himla bra går oftast inte alls hem hos internationella gäster. Namnskyltar ska finnas upptryckta i förväg med namn, titel och företag. Det är också synnerligen viktigt att tänka på tidskillnaden till vissa länder redan när man skickar ut inbjudan. Gäster långväga ifrån behöver ofta anlända en dag i förväg för att försöka ställa om den biologiska klockan.
Framgånsfaktorerna för en lyckad konferens/kurs, vilka är de?
– Att man har planerat konferensen väl – och då menar jag allt från material som ska delas ut/användas, bilder som ska visas, att man får samtliga talares bildpaket i förväg att lägga in i en PC. Give aways att dela ut. Att man följer programmet som är spikat och inte drar över tiden alltför mycket. Att man har en bensträckare efter varje talare, plus ett par längre raster med fika, samt minst tre timmars ledigt före middagen. Men det viktigaste av allt är som sagt att man är samspelt med konferenspersonalen på stället, då blir det garanterat lyckat. Man måste alltid informera om eventuella ändringar i programmet och vara lyhörd även för vad de tänker och tycker. En lyckad konferens är en tvåvägskommunikation.
Vilka är de vanligaste misstagen?
– Att inte i förväg ta reda på var närmaste sjukhus, polisstation och tandläkare finns, samt telefonnummer till dessa. Ofta glöms det bort att i inbjudan fråga om allergier vad gäller mat, duntäcken etc. Upplysningar om anläggningens regler för rökning är också viktigt att tänka på om man har sydeuropéer med, eftersom de ofta är rökare och blir milt förvånade över att rökreglerna är så strikta i Sverige. Ett annat misstag är att inte hålla personalen på plats informerad. Man måste tänka på att de inte är några tankeläsare, då skulle de kunna jobba på cirkus och tjäna massor med pengar där.
Vad brukar internationella gäster tycka är det underligaste med svenska konferenser?
– Att vi äter så mycket och att middagarna börjar så tidigt. Jag brukar föröka lägga middagen någonstans mellan klockan 20 och 22. Det kan vara problem för vissa anläggningar, men de måste lära sig att tänka mer internationellt. Om det är många sydlänningar med brukar jag faktiskt försöka lägga in en siesta mitt på dagen och arbeta lite längre på kvällen i stället.
Hur ser en bra blandning mellan information/arbete och mer fritidsbetonade aktiviteter ut?
– Det är A och O att först ta reda på om man tror att alla deltagare kan och vill delta i de föreslagna aktiviteterna. De flesta konferensanläggningar har idag ett stort utbud, men det är inte alltid att det som finns går hem hos alla. Försök att erbjuda olika alternativ och dela upp i grupper efter önskemål. Man bör även tänka på manligt och kvinnligt när man väljer ut aktiviteter. Att köra överraskningsaktiviteter är inte alls alltid uppskattat av alla.
Vilka är dina tre bästa tips till någon som ska åka iväg med ett gäng på konferens eller kurs i ett par, tre dagar?
– Tänk på syftet med konferensen/kursen. Kolla om det är andra stora konferenser eller kongresser i stan eller på samma anläggning.
Använd alltid checklista.
Håll kontinuerlig kontakt med konferensvärdinnor/värdar. Det är guld och du får en lyckad konferens.
hotell konferens Stockholm Malmö Göteborg